KSeF - obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jedną z największych zmian w systemie fakturowania w Polsce od lat. Choć koncepcja e-faktury ustrukturyzowanej miała uprościć obieg dokumentów i zwiększyć transparentność rozliczeń podatkowych, w praktyce nowe przepisy budzą liczne pytania i wątpliwości, zarówno po stronie podatników, jak i ich doradców oraz działów księgowości.

Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom kompleksowej i przede wszystkim praktycznej wiedzy na temat funkcjonowania KSeF – zarówno w okresie dobrowolności, jak i po jego pełnym wdrożeniu. Szczególny nacisk zostanie położony na zakres obowiązków, ryzyk, wyjątków oraz technicznych i organizacyjnych aspektów działania systemu, które mają bezpośredni wpływ na codzienną pracę podatników.

PROGRAM

Zakres dobrowolnego KSeF

• Czy muszę mieć zgodę kontrahenta, aby wystawiać faktury ustrukturyzowane w okresie dowolności?
• Kiedy nie mam wyboru i muszę wystawić fakturę ustrukturyzowaną w okresie dowolności?
• Czy można wyrazić zgodę jedynie na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, jeśli jeszcze nie chcę jeszcze wystawiać faktur sprzedażowych w ten sposób?

Zakres obowiązkowego KSeF

• Jakie są terminy od kiedy trzeba rozpocząć wystawianie faktur w KSeF? Kto ma obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.?
• Czy brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF oznacza, że nie muszę ich również odbierać w KSeF?
• Jakie są grupy wyłączenia z KSeF:

1) ze względu na status stron (np. podmioty nie mające w Polsce siedziby),

2) ze względu na rodzaj transakcji (np. procedura OSS nieunijna),

3) wskazane w rozporządzeniu MF (np. przejazdy autostradą, bilety kolejowe),

4) wynikające z przepisów przejściowych (np. faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł).

Tryby KSeF

• Czym się różni tryb online, od trybu offline?
• Czym charakteryzują się:
  • tryb online,
  • tryb offline24,
  • tryb offline – niedostępność KSeF,
  • tryb awaryjny,
  • awaria całkowita.
• Dlaczego nie każdy będzie mógł od razu skorzystać z trybu offline?
• Czemu nie będziemy mogli wystawić faktury korygującej w trybie offline, jeśli wystawimy Klientowi fakturę w trybie offline, a towar zaraz będzie zwrócony?

Moment wystawienia i odebrania faktury ustrukturyzowanej

• Dlaczego podstawowym momentem wystawienia faktury ustrukturyzowanej wystawionej w trybie offline24 jest data z pola P1 (a nie moment wysyłki do KSeF)?
• Dlaczego podstawowym momentem odebrania faktury ustrukturyzowanej wystawionej w trybie offline24 jest jej moment odebrania w KSeF (a nie data z pola P1)?
• Dlaczego w większości przypadków nie będzie można przekazywać faktur wystawionych w trybie offline poza KSeF? A nawet jak się ją przekaże w ten sposób, to nabywca może nie odliczyć z niej podatku VAT?

Faktury korygujące

• Kiedy wystawca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku należnego, a kiedy nabywca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku naliczonego?
• Jakie dodatkowe elementy będzie musiała zawierać faktura korygująca?

Numer KSeF

• Czy jest numer KSeF i kiedy będzie potrzebny?
• Kiedy faktura ustrukturyzowana musi zawierać numer KSeF?
• Kiedy numer KSeF nie będzie zawierał numeru NIP sprzedawcy?
• Czemu służy zbiorczy identyfikator płatności?
• Kiedy mają obowiązywać płatności z numerem KSeF/zbiorczym identyfikatorem pomiędzy podatnikami VAT?
• Jak ma wygląda płatność ze wskazywaniem numeru KSeF za pojedynczą fakturę, a jak za kilka faktur w mechanizmie podzielonej płatności?
• Czy faktury opłacone bez podania numer KSeF/zbiorczego identyfikatora będą kosztem uzyskania przychodów?
• Od kiedy trzeba podawać numery KSeF w plikach JPK?

Faktury konsumencie

• Czym się będą różnić faktury dla konsumenta wystawione w trybie online, trybie offline24, poza KSeF?
• Czy trzeba będzie konsumentowi wystawiać duplikaty faktur?
• Jakie dane konsument potrzebuje, aby uzyskać dostęp anonimowy do faktury w KSeF?
• Jakie jeszcze inne faktury nie trafią do KSeF (m.in. od kontrahentów zagranicznych, którzy dobrowolnie nie weszli w KSeF)?

Samoidentyfikacja

• Dlaczego podatnicy zwolnieni z VAT mają dokonać „samoidentyfikacji”?
• Czy faktury wystawione poza KSeF bez numer NIP będą kosztem uzyskania przychodu dla podatnika zwolnionego z VAT?

Certyfikat KSeF

• Jak uzyskać specjalne upoważnienie, aby wystawiać faktury w KSeF?
• Dlaczego uzyskanie certyfikatu KSeF jest niezbędne do wygenerowania kodu QR dla trybu offline?
• Od kiedy podatnicy mogą występować o certyfikaty KSeF?
• Czy się różni TOKEN od certyfikatu KSeF?
• Jak wygenerować TOKEN i go wgrać do systemu finansowo księgowego?

ZAW-RD

• Do czego służy formularz ZAW-RD?
• W jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF dla siebie?
• W jaki sposób nadać dostęp do KSeF w ramach swoich uprawnień lub nadać dalsze uprawnienia?
• Jak nadać uprawnienia w KSeF osobie fizycznej nie mającej numeru NIP ani PESEL (np. zagranicznemu członkowi zarządu)?

Kody QR

• Kiedy trzeba opatrywać faktury kodem QR?
• Kiedy będzie jeden a kiedy dwa kody QR na fakturze?
• Czy kod QR wystarczy, aby uzyskać pełne dane o fakturze?

Pozostałe faktury

• Kiedy można udostępniać faktury wystawione w KSeF poza KSeF oraz jak to zrobić (m.in. faktury zagraniczne)?
• Jakie dodatkowe elementy muszą zawierać faktury zaliczkowe i końcowe?
• Co z fakturami VAT RR?

Faktury z załącznikiem

• Kto może dołączać załączniki do faktur w KSeF?
• Jakie dane można uwzględnić w załącznikach do fakur?
• Jakie dokumenty trzeba będzie przekazywać poza KSeF?
• Od kiedy można składać zgłoszenia prze e-US o udostępnienie modułu dot. załączników w KSeF?

Faktury JST

• Jak wskazać nabywcę a jak odbiorę na fakturze ustrukturyzowanej?
• Czym jest SUB-NIP (IDWew)?
• Jak wygląda SUB-NIP, kto może go uzyskać i kiedy i gdzie trzeba go podawać?
• Jak nadać uprawnienia pracownikom do wglądu do faktur dla nabywcy lub tylko dla odbiorcy?

Kary KSeF

• Za co będą kary związane z KSeF i od kiedy?
• Jak będą nakładane?

Pozostałe kwestie

• Kiedy dobrowolny KSeF 1.0 zostanie zamknięty? Co z fakturami wystawionymi w okresie dowolności?
• Kiedy trzeba przechowywać faktury poza KSeF-em i jak długo?
• Jakie funkcje ma aplikacja mobilna KSeF?

Etap wdrożenia

• Czego dotyczą daty 1 listopad 2025 r. oraz 1 stycznia 2026 r. związane z wdrażaniem KSeF?

Masz problem z zapisem, pobierz:

• Formularz w pdf
• Oświadczenie VAT w pdf

KSeF - obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku