piątek, 31 styczeń 2025 11:34

Moment ewidencjonowania zapłaty w kasie fiskalnej - co musisz wiedzieć?

Prowadzisz sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych? Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, masz obowiązek ewidencjonowania takiej sprzedaży w kasie rejestrującej. Warto jednak wiedzieć, że istnieją pewne wyjątki od tej reguły, określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 24 listopada 2023 r. (Dz. U. poz. 2605).

Kiedy należy zafiskalizować sprzedaż?

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), moment fiskalizacji zależy od następujących okoliczności:

Standardowa sprzedaż

Paragon fiskalny należy wystawić i wydać kupującemu podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż w momencie przyjęcia należności - niezależnie od formy płatności.

Przedpłaty

W przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży:

Dla płatności gotówkowych:

Paragon należy wystawić natychmiast po otrzymaniu zapłaty

Dla płatności bezgotówkowych (przelew bankowy, pocztowy lub przez SKOK):

Paragon należy wystawić niezwłocznie po uznaniu rachunku
Najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiło uznanie
Jeśli sprzedaż nastąpi przed końcem miesiąca - nie później niż w momencie sprzedaży

Praktyczne aspekty

Przedsiębiorca powinien ewidencjonować wpłaty w kasie fiskalnej niezwłocznie po otrzymaniu informacji o uznaniu rachunku. Jest to szczególnie istotne, ponieważ kasa rejestrująca stanowi kluczowy element dokumentowania transakcji.

Warto pamiętać, że to na podatniku spoczywa odpowiedzialność za rzetelne dokumentowanie transakcji. Oznacza to konieczność prowadzenia zapisów w sposób umożliwiający łatwe powiązanie wpłat klientów z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.

Podstawa prawna:

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2024.361 tj. z dnia 2024.03.13), art. 111 ust. 1
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), § 6 ust. 1 pkt 1 i 2

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków

Temat	Start	Forma
Podróże służbowe krajowe i zagraniczne	23 czerwca 2025	On-line	Zapisz się
Elektroniczny obieg dokumentów a zasady kontroli	23 czerwca 2025	On-line	Zapisz się
VAT w obrocie międzynarodowym z uwzględnieniem zmian w 2025 r. - WNT, WDT	23 czerwca 2025	On-line	Zapisz się
Raportowanie MDR w praktyce przedsiębiorców	25 czerwca 2025	On-line	Zapisz się
Praktyczne dwudniowe warsztaty z wdrożenia KSeF - fundamenty KSeF, proces fakturowania, KSeF od strony organizacyjnej i technicznej	25 czerwca 2025	On-line	Zapisz się

Marcin Otręba

Partner Zarządzający i doradca podatkowy w kancelarii PCDK TAX, ekspert Uniwersytetu WSB Merito we Wrocławiu. Wieloletni pracownik Izby Skarbowej we Wrocławiu. Trener Ministerstwa Finansów oraz Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów w zakresie podatków. Doświadczenie zawodowe zdobywał również na stanowiskach kierowniczych w międzynarodowych firmach z SSE oraz renomowanych kancelariach podatkowych zajmując się z sukcesem doradzaniem oraz nadzorem w złożonych projektach podatkowych. Autor publikacji z zakresu prawa podatkowego min. dla biuletynu VAT, wydawnictwo INFOR. Absolwent Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego.