Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim organizacyjna. Dobrze skonstruowana procedura KSeF daje firmie poczucie kontroli, chroni przed błędami i wspiera zgodność z przepisami.
Dlaczego warto mieć procedurę KSeF?
Warto w firmie opracować i wdrożyć procedurę KSeF, ponieważ zapewnia ona zgodność z przepisami i bezpieczeństwo w razie kontroli. Dzięki niej przedsiębiorstwo działa według jasno określonych zasad, zgodnych z obowiązującymi przepisami podatkowymi VAT, co stanowi istotny argument przed urzędem skarbowym podczas ewentualnej weryfikacji rozliczeń podatkowych.
Procedura usprawnia również procesy wewnętrzne i ogranicza liczbę błędów, ponieważ jasno określa role oraz odpowiedzialność pracowników działów finansowo-księgowych, co minimalizuje ryzyko pomyłek przy wystawianiu faktur. Opracowane standardy zwiększają przejrzystość i kontrolę nad obiegiem dokumentów, umożliwiając skuteczne zarządzanie procesem fakturowania w całym przedsiębiorstwie. Istotnym elementem jest także bezpieczeństwo dostępu i informacji – określenie zasad nadawania i odbierania uprawnień oraz korzystania z tokenów i certyfikatów chroni firmę przed nieuprawnionym dostępem do systemu.
W procedurze warto również przewidzieć rozwiązania na wypadek awarii lub niedostępności KSeF, określając sposób wystawiania faktur poza systemem i ich późniejszego wprowadzenia do obiegu elektronicznego. Dokument taki stanowi ponadto cenną bazę przy audycie i kontroli wewnętrznej, ułatwia ocenę zgodności realizowanych procesów z wewnętrznymi wytycznymi i stanowi punkt odniesienia w przypadku zmian przepisów. Odpowiednio przygotowana procedura KSeF wpływa też pozytywnie na wizerunek firmy – przedsiębiorstwa, które racjonalnie wdrażają rozwiązania cyfrowe i dokumentują je w sposób uporządkowany, są postrzegane jako nowoczesne, profesjonalne i wiarygodne.
W procedurze należy również uregulować zasady archiwizacji oraz udostępniania dokumentów, zarówno w systemach księgowych, jak i w samym KSeF. Choć brak takiego dokumentu nie jest obecnie bezpośrednio karany, jego brak zwiększa ryzyko błędów w obiegu faktur. Od 2027 roku nieprawidłowe wystawianie dokumentów poza KSeF może już jednak skutkować karami finansowymi, dlatego posiadanie spójnej, dobrze opisanej procedury staje się koniecznością dla każdej firmy.
Jak powinna wyglądać dobrze przygotowana procedura KSeF?
Według naszych specjalistów efektywna procedura KSeF powinna zawierać m.in.:
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za system („KSeF Master”) i określenie jej zakresu obowiązków,
- zasady nadawania, zmiany i odbioru uprawnień,
- decyzję, czy organizacja stawia na pomoc pieczęci elektronicznej czy indywidualnych dostępów,
- etap akceptacji faktury, na który trafia przed jej wysyłką do KSeF,
- plan awaryjny, gdyby system z jakiegoś powodu nie był dostępny,
- sposób archiwizacji faktur i określenie czasu ich przechowywania,
- ewidencje osób uprawnionych i listę uprawnień i zakres uprawnień,
- zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznych oraz okresowych audytów stanowiących przegląd uprawnień.
„Procedura KSeF to nie tylko dokument, z którym trzeba się zmierzyć – podkreśla Wojciech Ośka, ekspert PCDK Group – to narzędzie, które porządkuje funkcjonowanie całej firmy. Dzięki niej każdy pracownik wie dokładnie, czym może, a czym nie może się zajmować, a ryzyko błędów i nadużyć drastycznie spada”.
Wsparcie PCDK Group
Dobrze napisana procedura KSeF to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój przedsiębiorcy. Dzięki niej firma może działać zgodnie z przepisami, a jednocześnie w sposób uporządkowany i efektywny.
Bywa jednak, że opracowywanie procedury KSeF nie należy do najłatwiejszych zadań, zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach czy w grupach kapitałowych. W związku z tym jako PCDK Group wspieramy firmy w kompleksowym opracowaniu i wdrożeniu takich procedur. Nasi konsultanci pomagają wybrać odpowiednią dla Państwa firmy formę nadawania uprawnień, przygotowują wzory dokumentów oraz proponują rozwiązania awaryjne i kontrolne dopasowane do struktury Państwa firmy.
