Kodeks pracy wskazuje, że pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Tryb wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy, wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy wiąże się z obowiązkiem pracodawcy do ustalenia celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu. Ustalenia takie należy zamieścić w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Kolejny krok to obowiązek pracodawcy poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu w zakładzie pracy. Pracodawca dokonuje tego w sposób przyjęty u danego pracodawcy i nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Z kolei w stosunku do pracowników przyjmowanych do pracy, pracodawca zobowiązany jest do przekazania im przed dopuszczeniem do pracy pisemnej informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

W przypadku wprowadzenia monitoringu, pracodawca zobowiązany jest oznaczyć pomieszczenia i monitorowany teren iw sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, najpóźniej na 1 dzień przed jego uruchomieniem.

Ograniczenie stosowania monitoringu

W myśl art. 22² Kodeksu pracy, pracodawcy nie mają pełnej swobody w stosowaniu monitoringu w zakładzie pracy. Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni, a także pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Co ważne, ograniczenie monitorowania pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni nie ma zastosowania, jeżeli monitoring w tych pomieszczeniach służy wskazanym wyżej celom uzasadniającym wprowadzenie tej formy nadzoru. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest zapewnić, aby wprowadzenie monitoringu nie naruszyło godności oraz innych dóbr osobistych pracowników.

Co więcej, monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ochrona danych osobowych

Pozyskane przez pracodawcę w wyniku monitoringu nagrania obrazu, mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Ów 3-miesięczny okres przechowywania nagrań obrazu nie dotyczy przypadków, gdy stanowią one dowód w postępowaniu karnym, administracyjnym czy cywilnym lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. W takich sytuacjach okres przechowywania nagrań ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, nagrania obrazu uzyskane w wyniku monitoringu podlegają zniszczeniu po upływie powyższych właściwego okresu przechowywania.

Monitoring poczty elektronicznej

Kodeks pracy w art. 22³, dopuszcza stosowanie przez pracodawców innych niż monitoring form kontrolowania pracowników, tj. monitoring poczty elektronicznej pracownika. Taka forma kontroli jest dopuszczalna pod warunkiem, że jest to niezbędne do zapewnienia:

• organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Stosowanie monitoringu poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Podobnie jak w przypadku monitorowania zakładu pracy, pracodawca zobowiązany jest określić cele, zakres i sposób monitorowania poczty elektronicznej w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu oraz poinformować pracowników o wprowadzeniu monitorowania poczty elektronicznej nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Również tutaj zapis z monitoringu poczty elektronicznej przechowywać należy przez okres 3 miesięcy, chyba że może być użyty jako dowód w postępowaniu.

Co więcej, dla osiągnięcia wskazanych wyżej celów oraz przy zachowaniu powyższych zasad pracodawca może wprowadzić monitorowanie służbowych komputerów i telefonów pracowników.

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac