Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026 — co muszą wiedzieć przedsiębiorcy

Co się zmienia

• Nowi beneficjenci: dotychczas z KFS (Krajowego Funduszu Szkoleniowego) mogli korzystać w głównej mierze pracodawcy i pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę. Zmiana, która wejdzie w życie od 1 stycznia 2026 r., rozszerza ten krąg — osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby wykonujące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenie, umowy o dzieło) również staną się uprawnione do korzystania ze środków KFS.
• BUR zamiast RIS: od 2026 r. jedynie instytucje wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) będą mogły realizować szkolenia finansowane z KFS (konieczność migracji z RIS do BUR i spełnienia nowych wymogów jakościowych).
• Limity i obowiązki: wprowadzenie limitów wydatkowania na osobę, obowiązku utrzymania miejsca pracy przez określony czas oraz obowiązku badań efektywności przez władze (starosta, WUP, minister).
• Procedura naboru i dokumentacja: obligatoryjna imienna lista uczestników we wniosku, wpis do BUR jako załącznik, określone terminy publikacji naboru (min. 21 dni przed) i minimalny czas trwania naboru (min. 14 dni). Projekt nie precyzuje limitu czasu rozpatrywania wniosków (branża postulowała max 90 dni).

Najważniejsze praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców

Wprowadzenie zmian w Krajowym Funduszu Szkoleniowym oznacza przede wszystkim zwiększenie liczby potencjalnych beneficjentów. Z jednej strony daje to szerszy dostęp do środków – także osobom samozatrudnionym – ale z drugiej prowadzi do większej konkurencji o fundusze. W praktyce przedsiębiorcy będą musieli liczyć się z tym, że pula środków w poszczególnych powiatach może wyczerpywać się szybciej niż dotychczas. Kolejnym istotnym aspektem jest obowiązek wpisu instytucji szkoleniowych do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Od 2026 roku dotychczasowy rejestr RIS przestanie wystarczać, a współpraca z podmiotem, który nie posiada wpisu w BUR, uniemożliwi uzyskanie dofinansowania z KFS. Oznacza to, że przedsiębiorcy planujący szkolenia dla pracowników muszą już teraz zweryfikować swoich dostawców i – w razie potrzeby – poszukać alternatywnych partnerów.

Nie bez znaczenia są również nowe formalności. Wniosek o dofinansowanie będzie musiał zawierać imienną listę uczestników wraz z numerami PESEL, co – jak zauważa Konfederacja Lewiatan – może stanowić utrudnienie dla firm o dużej rotacji pracowników. W takich przypadkach warto wcześniej opracować elastyczny plan szkoleniowy i przewidzieć możliwe zmiany kadrowe. W projekcie rozporządzenia pojawia się także limit wydatków przypadających na jednego uczestnika oraz obowiązek utrzymania zatrudnienia po zakończeniu szkolenia. Przedsiębiorca musi więc odpowiednio wcześnie zaplanować wkład własny i politykę kadrową, by uniknąć ryzyka sankcji w przypadku, gdy pracownik odejdzie z firmy w okresie wymaganym przez przepisy.

Ryzyka i sposoby ich ograniczania

Najczęściej wskazywanym ryzykiem jest nadmierna biurokracja na etapie składania wniosku. Warto więc z wyprzedzeniem przygotować pełen pakiet dokumentów, takich jak:

• listy uczestników,
• ewidencje zatrudnienia
• dowody wkładu własnego.

Warto także sprawdzić możliwość składania wniosków w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy apelują, by starostwa umożliwiły cyfrową akceptację dokumentów, co uprościłoby proces aplikacyjny.

Drugim potencjalnym problemem jest brak wpisu instytucji szkoleniowej do BUR. Przedsiębiorcy powinni upewnić się, że współpracują z podmiotami, które już przeszły proces migracji z RIS do BUR, lub zapytać o plan uzyskania wpisu. Brak takiego wpisu po 2025 roku wykluczy szkolenie z możliwości dofinansowania. Kolejne ryzyko to opóźnienia w rozpatrywaniu wniosków. Choć projekt rozporządzenia nie wskazuje maksymalnego czasu na decyzję, warto założyć odpowiedni bufor czasowy. Dobrym rozwiązaniem będzie monitorowanie ogłoszeń PUP i WUP, przygotowanie wniosków natychmiast po rozpoczęciu naboru oraz wprowadzanie do umów z dostawcami szkoleniowymi klauzul umożliwiających zmianę terminów w razie przesunięcia decyzji o dofinansowaniu.

Co warto zrobić już teraz

Aby przygotować się do nowych zasad, przedsiębiorcy powinni rozpocząć od weryfikacji swoich dostawców usług szkoleniowych i upewnienia się, że są oni wpisani do Bazy Usług Rozwojowych. Następnie warto zaktualizować politykę szkoleniową firmy, uwzględniając nowe limity finansowania oraz obowiązek utrzymania zatrudnienia. Pomocne będzie też przygotowanie wzorcowej dokumentacji – list uczestników, zaświadczeń, list płac czy umów z trenerami – tak, by w momencie ogłoszenia naboru wniosek był gotowy do złożenia. Nie mniej ważne jest monitorowanie ogłoszeń starostów i wojewódzkich urzędów pracy. Nabory będą musiały być ogłaszane co najmniej 21 dni wcześniej i trwać przynajmniej 14 dni, co daje przedsiębiorcom czas na przygotowanie, ale też wymaga bieżącej czujności. Dobrym rozwiązaniem może być ustawienie alertów lub stworzenie prostego systemu monitoringu ogłoszeń. Na koniec warto spojrzeć na szkolenia w perspektywie długofalowej. Stworzenie wieloletniego planu rozwoju kompetencji pracowników – na przykład w cyklu dwu- lub trzyletnim – pozwoli racjonalnie wykorzystać środki KFS i uniknąć sytuacji, w której firma zostaje bez możliwości sfinansowania potrzebnych szkoleń.