Podróże służbowe 2026 – zmiany w kilometrówce oraz w kontekście KSeF

Szkolenie skierowane jest do pracodawców, działów kadr oraz osób odpowiedzialnych za organizację podróży służbowych.

Uczestnicy zapoznają się z nowymi regulacjami dotyczącymi zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów do celów służbowych, w tym zmianami w przepisach dotyczących pojazdów elektrycznych, hybrydowych oraz napędzanych wodorem. Omówiona zostanie nowelizacja ustawy o transporcie drogowym, która umożliwia pracownikom uzyskanie zwrotu kosztów związanych z użytkowaniem tych pojazdów w ramach kilometrówki.

Program

• Definicja podróży służbowej i składniki kosztów podróży służbowych:
  • definicja podróży służbowej,
  • dopuszczalny czas trwania podróży służbowej,
  • relacja: siedziba pracodawcy – miejsce pracy – miejsce faktycznego wykonywania obowiązków,
  • podróż służbowa a oddelegowanie – granice praktyczne i podatkowe,
  • diety (wysokość, zasady rozliczania, „diety tranzytowe” itp.),
  • koszty przejazdów i jazd miejscowych,
  • koszty noclegów (zwrot faktycznie poniesionych wydatków, ryczałty, dokumentowanie),
  • śniadania hotelowe a pomniejszanie diet,
  • koszty leczenia w trakcie podróży służbowej,
  • inne wydatki (rodzaje, dokumentowanie),
  • bleisure – łączenie podróży służbowej z urlopem i skutki podatkowe oraz pracownicze,
  • wpływ prywatnych i losowych przerw w podróży na prawo do świadczeń delegacyjnych.
• Aktualne regulacje prawne i compliance w podróżach służbowych:
  • przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych,
  • regulacje wewnątrzzakładowe (układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania, polityki delegacyjne),
  • relacja prawa pracy do prawa podatkowego i ubezpieczeniowego,
  • najczęstsze ryzyka compliance w zakresie delegacji krajowych i zagranicznych,
  • przygotowanie organizacji do kontroli podatkowych i ZUS,
  • analiza aktualnego orzecznictwa sądów administracyjnych oraz najnowszych interpretacji KIS.
• Zasady ustalania przychodu pracowników i stosowania zwolnień z PIT oraz ZUS:
  • określenie diet w kwotach wyższych niż wynikające z przepisów prawa,
  • zwrot pracownikom faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie według rachunków,
  • śniadania hotelowe,
  • zwrot wydatków na jazdy miejscowe (wynajęcie samochodu przez pracownika, taksówki itp.),
  • zwrot kosztów noclegów przekraczających limity ustawowe,
  • wydatki reprezentacyjne ponoszone podczas podróży służbowych,
  • relacja czasu pracy do czasu podróży służbowej w świetle aktualnego orzecznictwa,
  • „dieta ujemna” – analiza problematycznych przypadków,
  • zasady wyłączeń z podstawy wymiaru składek ZUS dla pracowników i zleceniobiorców.
• Podróże służbowe a wyjazdy szkoleniowe:
  • różnice pomiędzy podróżą służbową a wyjazdem szkoleniowym,
  • rozliczenia podatkowe szkoleń krajowych i zagranicznych,
  • koszty uzyskania przychodów,
  • zwolnienia z PIT i składek ZUS,
  • wyjazdy szkoleniowe osób niebędących pracownikami.
• Ubezpieczenia pracowników podczas podróży:
  • wydatki na ubezpieczenie pracowników podczas delegacji,
  • zasady zaliczania do kosztów podatkowych,
  • ustalanie przychodu pracownika,
  • dokumentowanie wydatków.
• Delegacje pracowników, zleceniobiorców i kadry zarządzającej:
  • pracownicy,
  • osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło,
  • menedżerowie,
  • przedsiębiorcy (B2B),
  • członkowie zarządu, rad nadzorczych i komisji rewizyjnych,
  • prokurenci,
  • różnice w rozliczeniach podatkowych i składkowych,
  • delegacje zagraniczne w działalności gospodarczej.
• Pracownicy mobilni i kierowcy – stan na 2026 r.:
  • przedstawiciele handlowi, serwisanci, pracownicy budowlani,
  • podróż służbowa a mobilny charakter pracy,
  • analiza skutków likwidacji podróży służbowych w transporcie międzynarodowym,
  • diety w przewozach krajowych,
  • zasady ustalania podstawy opodatkowania i oskładkowania „wirtualnych diet”.
• Koszty uzyskania przychodów oraz VAT:
  • koszty uzyskania przychodów u pracodawcy i zleceniodawcy,
  • rozliczanie podróży służbowych na gruncie VAT,
  • przypadki importu usług oraz WNT,
  • transgraniczne aspekty rozliczeń delegacyjnych,
  • różnice kursowe przy rozliczaniu wydatków zagranicznych,
  • zasady przeliczania kosztów wyrażonych w walutach obcych.
• Samochody prywatne w podróżach służbowych:
  • jazdy miejscowe i zamiejscowe,
  • ryczałty i ewidencja przebiegu pojazdu,
  • opłaty parkingowe i autostradowe,
  • kwoty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów,
  • zwolnienia z PIT oraz ZUS,
  • [PROJEKT] Nowa kilometrówka 2026,
  • zróżnicowanie stawek dla pojazdów spalinowych i elektrycznych,
  • zwrot kosztów ładowania pojazdów elektrycznych (EV),
  • opłaty infrastrukturalne związane z użytkowaniem pojazdów elektrycznych,
  • samochody hybrydowe i wodorowe w podróżach służbowych.
• Samochody służbowe:
  • wykorzystywanie samochodów służbowych do celów prywatnych,
  • ustalanie przychodów ryczałtowych,
  • rozliczenia PIT, ZUS i VAT,
  • podróż służbowa pojazdem stanowiącym własność pracodawcy,
  • dokumentowanie kosztów eksploatacyjnych,
  • delegowanie z wykorzystaniem floty służbowej.
• Zagraniczne podróże służbowe i podatek u źródła (WHT):
  • ustalanie państwa docelowego,
  • odcinki krajowe i zagraniczne podróży,
  • rozliczanie diet, noclegów i wydatków incydentalnych,
  • najem samochodów za granicą a obowiązki w zakresie WHT,
  • zakup biletów lotniczych od zagranicznych przewoźników,
  • usługi transgraniczne i obowiązki płatnika,
  • podróże wielopaństwowe i diety tranzytowe.
• Dokumentacja i automatyzacja rozliczeń:
  • dokumentowanie wydatków delegacyjnych,
  • procedury w przypadku braku dokumentów,
  • terminy i zasady rozliczeń,
  • zaliczki na podróże służbowe,
  • KSeF i faktury ustrukturyzowane jako podstawa rozliczeń kosztów delegacji,
  • elektroniczny obieg dokumentów,
  • automatyzacja rozliczeń delegacyjnych w systemach księgowych i kadrowych.
• Świadczenia dla kontrahentów i obowiązki informacyjne:
  • PIT-11 dla kontrahentów,
  • nieodpłatne świadczenia,
  • sytuacje wyłączające obowiązek sporządzania informacji podatkowych.
• Przegląd najnowszych zmian i praktyki organów:
  • aktualne interpretacje indywidualne KIS,
  • najnowsze wyroki sądów administracyjnych,
  • praktyczne kierunki zmian planowanych na lata 2025–2026,
  • panel pytań i odpowiedzi uczestników.

Masz problem z zapisem, pobierz:

• Formularz w pdf
• Oświadczenie VAT w pdf

Podróże służbowe 2026 – zmiany w kilometrówce oraz w kontekście KSeF