Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – zasady prowadzenia, przechowywania i obiegu dokumentów

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej to nie tylko zastąpienie dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi, ale również konieczność spełnienia określonych wymogów dotyczących ich prowadzenia, przechowywania i obiegu.

Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą pozwala usprawnić pracę działów kadr, ograniczyć ilość dokumentacji papierowej oraz ułatwić dostęp do dokumentów. Wymaga jednak prawidłowego przeprowadzenia procesu elektronizacji oraz zapewnienia odpowiednich zasad organizacyjnych i technicznych.

Podczas szkolenia omówione zostaną zasady zmiany dokumentacji papierowej na elektroniczną, prowadzenia elektronicznych akt osobowych, dokumentowania czasu pracy oraz wymagania dotyczące systemów wykorzystywanych do przechowywania e-dokumentacji.

Szkolenie dedykowane jest osobom odpowiedzialnym za prowadzenie dokumentacji pracowniczej, kadry i płace oraz organizację elektronicznego obiegu dokumentów w zakładzie pracy.

Program

• Zmiana papierowej dokumentacji na elektroniczną
  • Procedura przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną – najważniejsze zasady i etapy.
  • Wpływ elektronicznej formy dokumentacji na obowiązujące okresy jej przechowywania.
  • Obowiązki pracodawcy wobec pracowników związane ze zmianą formy prowadzenia dokumentacji.
  • Postępowanie z dokumentacją papierową po jej odwzorowaniu cyfrowym – kiedy możliwe jest jej zniszczenie?
  • Zasady wydawania pracownikowi dokumentacji prowadzonej wcześniej w formie papierowej.
  • Elektronizacja dokumentacji a outsourcing kadrowo-płacowy – możliwość stosowania podpisu lub pieczęci elektronicznej pracodawcy przez podmiot zewnętrzny.
• Dokumentacja pracownicza w różnych formach
  • Możliwość równoległego stosowania dokumentacji papierowej i elektronicznej w jednym zakładzie pracy.
  • Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w różnych formach w odniesieniu do poszczególnych pracowników.
  • Zasady stosowania odmiennej formy prowadzenia dokumentacji w ramach poszczególnych jej części.
  • Elektroniczne listy płac – wymagania oraz wpływ na funkcjonowanie systemów kadrowo-płacowych.
  • Dostosowanie starszych systemów obiegu dokumentów, portali pracowniczych i aplikacji do wymogów elektronicznej dokumentacji pracowniczej obowiązujących od 2019 r.
  • Elektroniczne wnioski funkcjonujące przed 2019 r. a zmiana systemu teleinformatycznego – kiedy dochodzi do zmiany postaci dokumentacji?
• Elektroniczne akta osobowe
  • Możliwość prowadzenia e-akt wyłącznie dla osób zatrudnionych po wdrożeniu elektronicznej dokumentacji.
  • Wykaz dokumentów w e-teczce – wymagania dotyczące jego prowadzenia.
  • Zawieranie umów o pracę w sytuacji, gdy tylko jedna ze stron dysponuje podpisem elektronicznym.
  • Dostęp pracownika do elektronicznej dokumentacji osobowej – zasady i zakres uprawnień.
  • Dokumenty wymagające podpisu pracownika – rozwiązania w przypadku braku podpisu elektronicznego.
  • Prawidłowe włączanie dokumentów papierowych i elektronicznych do akt osobowych.
• Elektroniczna dokumentacja czasu pracy
  • Dopuszczalność łączenia papierowej i elektronicznej formy dokumentacji dotyczącej czasu pracy.
  • Rejestracja czasu pracy (RCP) a dokumentacja pracownicza – wymagania wobec wykorzystywanych systemów.
  • Zakres informacji z systemów RCP wykorzystywanych przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy.
  • Dokumenty dotyczące czasu pracy, które wymagają zachowania określonej formy.
  • Wnioski dotyczące odbioru czasu wolnego za pracę nadliczbową – sposób ich przechowywania i archiwizacji.
  • Zgody pracowników będących rodzicami dzieci do ukończenia 4. roku życia na pracę w godzinach nadliczbowych – forma i sposób dokumentowania.
  • Wpływ regulaminów i innych przepisów wewnątrzzakładowych na okres i sposób przechowywania dokumentacji związanej z czasem pracy.
• Wymagania techniczne dla elektronicznej dokumentacji pracowniczej
  • Dokumenty przygotowywane w Excelu i przechowywane w firmowej sieci – kiedy mogą stanowić element dokumentacji pracowniczej?
  • Dopuszczalne formaty plików wykorzystywanych do przechowywania dokumentacji elektronicznej.
  • Dokument zapisany w bazie danych a wymagania dotyczące elektronicznego przechowywania dokumentacji.
  • Przechowywanie e-dokumentacji pracowniczej w chmurze – wymagania i bezpieczeństwo rozwiązania.
  • Zasady digitalizacji dokumentów papierowych i ich prawidłowego dołączania do dokumentacji elektronicznej.
  • Włączanie dokumentów elektronicznych do dokumentacji prowadzonej w formie papierowej.
  • Format skanów dokumentów przechowywanych w systemach kadrowych.
  • Archiwizacja wiadomości e-mail oraz dokumentów otrzymanych drogą elektroniczną w systemie teleinformatycznym.
  • Najczęstsze problemy techniczne i organizacyjne związane z prowadzeniem e-dokumentacji pracowniczej.

Masz problem z zapisem, pobierz:

• Formularz w pdf
• Oświadczenie VAT w pdf

lub zadzwoń, a pomożemy:
22 299 23 23

Zapisujesz się na:

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – zasady prowadzenia, przechowywania i obiegu dokumentów