Cyfrowe fakturowanie przyjęte przez Prezydenta – co musisz zrobić jeszcze w tym roku?

Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 r., a początkowo obejmą największe firmy. Już dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla zdecydowanej większości przedsiębiorców – niezależnie od wielkości czy branży.

Jak zaznacza Marcin Otręba, doradca podatkowy PCDK Tax, "wiele firm wciąż słabo przygotowuje się do KSeF. Mimo że czasu ubywa, świadomość i działania są często zbyt opóźnione. To ryzykowne, bo im później zaczną, tym trudniej będzie wdrożyć zmiany przed 2026 rokiem".

Koniec papieru i PDF-ów

KSeF to pełna cyfryzacja fakturowania, co oznacza, że faktury będą wystawiane i odbierane wyłącznie w systemie, zniknie konieczność wysyłania plików PDF czy drukowania dokumentów i wszystkie dane będą dostępne online – zarówno dla przedsiębiorcy, jak i administracji. Choć wdrożenie KSeF wymaga przygotowań, nowe przepisy niosą też realne ułatwienia: szybszy zwrot VAT – termin skrócony z 60 do 40 dni, mniej obowiązków archiwizacyjnych – faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, większa automatyzacja procesów księgowych, jednolity standard dokumentów – łatwiejsza integracja z systemami kontrahentów.

Co to oznacza dla firm?

Każde przedsiębiorstwo powinno już dziś zaplanować przygotowania do wejścia w życie KSeF:

1. Dostosować systemy ERP i oprogramowanie księgowe.
2. Zaktualizować procedury fakturowania i obiegu dokumentów.
3. Przeszkolić zespoły, które będą korzystać z systemu.
4. Zabezpieczyć integrację z trybem offline („offline24”) – na wypadek awarii lub braku internetu.
5. Sprawdzić datę wejścia obowiązku dla swojej firmy i przygotować plan działania.

Dlaczego warto zacząć już teraz?

Rok 2026 wydaje się odległy, ale wdrożenie KSeF to projekt, który wymaga czasu i odpowiedniego przygotowania. Im wcześniej firmy rozpoczną proces dostosowania systemów i procedur, tym łatwiej będzie przejść przez nadchodzącą zmianę.

„KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna. Firmy muszą przygotować się na nowe procesy, a nie tylko na podmianę systemu fakturowania. To będzie sprawdzian dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstw” – podkreśla Marcin Otręba.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli zastanawiasz się, jak przygotować swoje przedsiębiorstwo do obowiązkowego KSeF – od analizy procesów, przez integrację techniczną, aż po szkolenia dla pracowników – warto skorzystać z pomocy specjalistów.

Szukasz partnera do wdrożenia KSeF lub chcesz porozmawiać o strategii transformacji cyfrowej? Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy. Umów się na spotkanie z doradcą podatkowym: PCDK Group

Więcej artykułów z zakresu podatków przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków