Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień

Uwierzytelnienie – potwierdzenie tożsamości

Pierwszym krokiem jest uwierzytelnienie, czyli potwierdzenie tożsamości użytkownika. System musi wiedzieć, kto się loguje – czy jest to właściciel firmy, pracownik, czy np. księgowa. Można to zrobić na kilka sposobów: przez profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczną (dla firm) lub specjalny token, jeśli korzystamy z programu księgowego połączonego z KSeF. Dzięki temu KSeF zyskuje pewność, że po drugiej stronie naprawdę stoi osoba lub podmiot, za którego się podaje.

Autoryzacja – sprawdzenie uprawnień

Kiedy system już „rozpozna” użytkownika, następuje autoryzacja. To proces sprawdzania, co dana osoba może robić w KSeF. Samo zalogowanie się nie daje jeszcze pełnego dostępu – wszystko zależy od przyznanych praw. Właściciel firmy ma zazwyczaj najszersze możliwości – może nie tylko wystawiać faktury, ale też zarządzać prawami innych osób. Pracownik księgowości może na przykład wystawiać i odbierać dokumenty, ale niekoniecznie nadawać nowe uprawnienia. Z kolei biuro rachunkowe, jeśli otrzyma dostęp, może zajmować się obsługą faktur, lecz w granicach wyznaczonych przez przedsiębiorcę.

Nadawanie uprawnień

Trzecim elementem jest nadawanie uprawnień, czyli zarządzanie tym, kto i w jakim zakresie korzysta z systemu. To przedsiębiorca decyduje, komu daje dostęp i jakie czynności dana osoba może wykonywać. Uprawnienia nadaje się przez Aplikację Podatnika KSeF, a w każdej chwili można je także zmienić lub cofnąć.

Przykład z życia

Pani Anna prowadzi niewielką firmę handlową. Na co dzień sama wystawia część faktur, ale większość spraw księgowych prowadzi jej biuro rachunkowe. Żeby usprawnić pracę:

• Pani Anna loguje się do KSeF swoim profilem zaufanym – to jest właśnie uwierzytelnienie.
• System przydziela jej pełne prawa, więc może nie tylko wystawiać faktury, ale też nadawać dostęp innym osobom – to autoryzacja.
• W Aplikacji Podatnika nadaje uprawnienia swojej księgowej, pani Magdzie. Dzięki temu pani Magda może wystawiać i odbierać faktury w imieniu firmy, ale nie ma prawa udzielać uprawnień kolejnym osobom – to właśnie zarządzanie uprawnieniami.

Dzięki takiemu rozwiązaniu pani Anna zachowuje pełną kontrolę nad dokumentami, a jednocześnie odciąża się z części obowiązków.

Podsumowując: uwierzytelnienie pozwala systemowi sprawdzić, kim jesteśmy, autoryzacja określa, co możemy zrobić, a nadawanie uprawnień daje przedsiębiorcy możliwość decydowania, kto jeszcze może działać w jego imieniu. Dzięki temu KSeF jest nie tylko obowiązkowym narzędziem prawnym, ale też praktycznym i bezpiecznym wsparciem w codziennej pracy firm.

Więcej artykułów z zakresu podatków przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków