Wystawienie faktury elektronicznej a przesłanie jej do KSeF – jeden dokument czy dwa w obiegu?

W odpowiedzi na Interpelację nr 14723 resort podkreślił, że zgodnie z ustawą o VAT faktura to dokument papierowy lub elektroniczny zawierający wymagane dane. Natomiast faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu KSeF i posiadający systemowy numer identyfikacyjny. Oznacza to, że nawet jeśli technicznie dokument pojawia się w różnych formach lub momentach, prawnie nadal mamy do czynienia z jednym dokumentem potwierdzającym transakcję.

Ministerstwo wskazało, że należy odróżnić dwa przypadki.

1. Faktura wystawiona poza KSeF

Jeżeli podatnik wystawi fakturę elektroniczną w dowolnym formacie i przekaże ją kontrahentowi, ale dokument nie spełnia wymogów struktury KSeF, to: nie może zostać przesłany do systemu z przyczyn technicznych i prawnych, datą otrzymania faktury jest moment faktycznego jej otrzymania przez nabywcę, od tej daty powstaje prawo do odliczenia VAT.

2. Faktura ustrukturyzowana (KSeF / tryb offline24)

Jeśli faktura została przygotowana zgodnie ze strukturą KSeF i wystawiona np. w trybie offline24: musi zostać przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego, nabywca otrzymuje ją w systemie, datą jej otrzymania jest moment nadania numeru KSeF.

Wyjątkiem są szczególne przypadki (np. sprzedaż dla konsumenta lub podmiotu zagranicznego bez siedziby w Polsce) – wtedy liczy się faktyczna data przekazania dokumentu.

Błędne przekazanie faktury poza KSeF – skutki

Może zdarzyć się sytuacja, gdy sprzedawca przekaże fakturę ustrukturyzowaną poza systemem przed jej wysłaniem do KSeF (co jest nieprawidłowe). W takim przypadku: nabywca nie ponosi negatywnych konsekwencji błędu sprzedawcy, zachowuje prawo do odliczenia VAT, natomiast moment otrzymania ustala się według faktycznej daty dostarczenia dokumentu.

Resort zwrócił uwagę, że przy fakturach otrzymanych poza KSeF kluczowa dla nabywcy jest należyta staranność przy odliczaniu podatku. Dobrym rozwiązaniem jest uzyskanie dokumentu również w systemie, ponieważ faktura dostępna w KSeF potwierdza prawidłowość działania sprzedawcy.

Reort zatem jasno wskazuje, że:

• prawnie istnieje jedna faktura, niezależnie od kanału jej przekazania,
• kluczowe znaczenie ma rodzaj faktury (zwykła vs ustrukturyzowana),
• moment otrzymania zależy od trybu jej wystawienia,
• nabywca co do zasady nie traci prawa do odliczenia VAT z powodu błędów sprzedawcy.

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków