Rozporządzenia wykonawcze do Krajowego Systemu e-Faktur – kluczowe zmiany od 2026 roku

Cztery rozporządzenia wykonawcze tworzą kompletną podstawę prawną dla obowiązkowego KSeF, który zacznie w pełni funkcjonować od 2026 roku. Przepisy porządkują zasady wystawiania faktur, wyznaczają wyjątki od obowiązku ich strukturyzowania oraz integrują KSeF z raportowaniem JPK_VAT. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania systemów księgowych, ale także większą spójność i automatyzację rozliczeń podatkowych.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktur w KSeF?

Rozporządzenie z dnia 7 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1740) określa szczególne przypadki, w których podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Wyłączenia dotyczą m.in.:

• przejazdów płatnymi autostradami dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę,
• usług przewozu osób dokumentowanych biletami pełniącymi funkcję faktur,
• usług kontroli i nadzoru lotniczego objętych opłatami trasowymi,
• usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi,
• samofakturowania realizowanego przez podmioty zagraniczne nieposiadające NIP,
• samofakturowania, do którego upoważnienia udzielił podmiot zagraniczny bez NIP.

Wyłączenia te wynikają głównie z ograniczeń technicznych KSeF, który opiera się na jednolitym wzorze faktury ustrukturyzowanej określonym w ustawie o VAT. System nie umożliwia wystawiania dokumentów takich jak bilety jednorazowe czy specyficzne dokumenty finansowe uznawane za faktury na podstawie odrębnych przepisów.Jednocześnie rozporządzenie dopuszcza wystawienie faktury w KSeF w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) przez zagranicznego nabywcę, o ile jest on zidentyfikowany numerem VAT UE w swoim państwie członkowskim.

Link do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Zmiany w fakturach uproszczonych

Drugie rozporządzenie z dnia 7 grudnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1742) dostosowuje zasady wystawiania faktur uproszczonych do realiów KSeF. Od 1 lutego 2026 r. faktury uproszczone wystawiane w KSeF będą musiały zawierać NIP wystawcy, NIP nabywcy będzie podawany, jeżeli nabywca się nim posługuje, faktury uproszczone wystawiane poza KSeF (np. dla konsumentów) nadal nie będą wymagały podawania NIP wystawcy. Zmiana ta ma charakter techniczny i wynika z konieczności jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury w systemie.

Link do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.

Zasady korzystania z KSeF – nowe regulacje techniczne

Rozporządzenie z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF szczegółowo reguluje funkcjonowanie systemu. Obejmuje ono m.in.:

• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF oraz procedury ich nadawania i cofania (wraz z wzorem zawiadomienia ZAW-FA),
• metody uwierzytelniania użytkowników, w tym przy użyciu certyfikatów,
• zakres danych umożliwiających dostęp do faktur bez dodatkowego uwierzytelniania,
• zasady oznaczania faktur udostępnianych poza KSeF w celu zapewnienia ich autentyczności i integralności,
• procedury dotyczące faktur z załącznikami,wymagania techniczne dla wystawiania i przesyłania faktur.

Rozwiązania te są spójne z dokumentacją techniczną KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów i skierowaną do integratorów systemów księgowych.

Link do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia br. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

JPK_VAT z deklaracją – dostosowanie do KSeF

Czwarte rozporządzenie z dnia 12 grudnia 2025 r. dotyczy zmian w zakresie danych zawartych w JPK_VAT z deklaracją. Nowelizacja dostosowuje ewidencje VAT do obowiązkowego stosowania KSeF i wprowadza m.in.:obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury w ewidencji sprzedaży i zakupu, możliwość ujmowania dokumentów wystawionych poza KSeF oraz innych dowodów księgowych przy użyciu odpowiednich oznaczeń:

• OFF – faktura bez numeru KSeF na dzień złożenia JPK,
• BFK – faktura papierowa lub elektroniczna,
• DI – dowód inny niż faktura z KSeF.

Numer KSeF będzie wykazywany według stanu na dzień złożenia JPK_VAT, niezależnie od trybu wystawienia faktury (online, offline24, awaria).

Rozporządzenie uwzględnia również zmiany związane z rozliczaniem systemu kaucyjnego w VAT oraz odnosi się do praktycznych uwag przedsiębiorców zgłoszonych w trakcie konsultacji publicznych. Ministerstwo Finansów podkreśla, że korekty JPK_VAT nie będą wymagane wyłącznie z powodu braku numeru KSeF na dzień złożenia pliku, z wyjątkiem szczególnych przypadków offline24, a kary za błędy w JPK_VAT nie mają charakteru automatycznego i są nakładane dopiero po bezskutecznym wezwaniu do korekty.

Link do rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków