Faktura poza KSeF ujęta z opóźnieniem w systemie – skutki dla JPK_V7M nabywcy

 W praktyce oznacza to, że podatnicy mogą bezpiecznie opierać się na stanie wiedzy z momentu sporządzania ewidencji, bez konieczności późniejszego „uzupełniania” danych o charakterze technicznym.

Rozliczanie faktur poza systemem

Spółka kapitałowa będąca czynnym podatnikiem VAT, prowadząca działalność w zakresie robót budowlanych, nabywa towary i usługi od krajowych kontrahentów. W związku z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pojawiły się wątpliwości dotyczące rozliczania faktur zakupowych otrzymywanych poza tym systemem.

Problem dotyczy w szczególności sytuacji, w której dostawca wystawia fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), spółka ujmuje ją w ewidencji VAT i wykazuje w JPK_V7M, a następnie – po upływie pewnego czasu – ta sama faktura zostaje wprowadzona do KSeF i otrzymuje numer identyfikacyjny.

W takiej sytuacji powstaje pytanie: czy nabywca powinien skorygować JPK_V7M w celu uzupełnienia numeru KSeF?

W celu rozwiania wątpliwości spółka wystąpiła o interpretację indywidualną. W swoim stanowisku podkreśliła, że prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od formy, w jakiej wystawiono fakturę.

Kluczowe znaczenie ma to, czy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję i czy nie zachodzą przesłanki negatywne określone w ustawie o VAT.

Spółka powołała się przy tym na definicję faktury zawartą w ustawie o VAT, zgodnie z którą „Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.”

W ocenie spółki oznacza to, że:

• faktura wystawiona poza KSeF – nawet z naruszeniem obowiązku – nadal pozostaje fakturą w rozumieniu przepisów,
• stanowi ona podstawę do odliczenia VAT.

Podkreślono również, że ewentualne konsekwencje naruszenia obowiązków technicznych powinny obciążać sprzedawcę, a nie nabywcę, który nie ma realnych możliwości weryfikacji sposobu wystawienia dokumentu przez kontrahenta.

Czy trzeba korygować JPK_V7M?

Drugim istotnym zagadnieniem był obowiązek ewentualnej korekty JPK_V7M.

Spółka wskazała, że zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie JPK_VAT:

• faktury otrzymane poza KSeF (papierowe lub elektroniczne) oznacza się symbolem „BFK”,
• obowiązek wykazywania numeru KSeF dotyczy wyłącznie faktur, które posiadają ten numer w momencie sporządzania ewidencji.

W konsekwencji jeżeli w chwili składania JPK_V7M faktura nie była dostępna w KseF, to jej oznaczenie jako „BFK” jest prawidłowe i odzwierciedla rzeczywisty stan faktyczny.

Zdaniem spółki późniejsze wprowadzenie faktury do KSeF nie powinno skutkować obowiązkiem korekty już złożonego JPK – zwłaszcza gdy zmiana dotyczy wyłącznie numeru identyfikacyjnego.

Stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL1-3.4012.67.2026.1.EO z 30 marca 2026 r. uznał stanowisko spółki za prawidłowe w całości. Organ potwierdził, że prawo do odliczenia VAT wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (…) podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.”

Jednocześnie zwrócono uwagę, że katalog przesłanek negatywnych określony w art. 88 ustawy o VAT nie obejmuje sytuacji otrzymania faktury poza KseF, nawet jeśli istniał obowiązek jej wystawienia w systemie.

Oznacza to, że:

• naruszenie obowiązku technicznego przez sprzedawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia,
• decydujące znaczenie ma rzeczywisty charakter transakcji, a nie forma dokumentu.
• Brak obowiązku korekty JPK – kluczowe rozstrzygnięcie

Najważniejszy element interpretacji dotyczy obowiązków ewidencyjnych.

Dyrektor KIS podkreślił, że ewidencja VAT i plik JPK_V7M powinny odzwierciedlać stan wiedzy podatnika na moment ich sporządzenia, a prawidłowość rozliczenia ocenia się na dzień złożenia deklaracji.

W interpretacji wskazano, że:

• oznaczenie „BFK” było prawidłowe, jeżeli podatnik dysponował wyłącznie fakturą poza KSeF,
• późniejsze nadanie numeru KSeF przez dostawcę nie powoduje, że pierwotna ewidencja staje się błędna.

Organ wyraźnie zaakcentował, że obowiązek wykazywania numeru KSeF należy oceniać według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania JPK_V7M.

W konsekwencji brak numeru KSeF w pierwotnym JPK nie stanowi błędu i nie ma obowiązku składania korekty wyłącznie w celu jego uzupełnienia.

Podkreślono również, że takie działanie byłoby nadmiernym obciążeniem administracyjnym, które nie wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego, a także nie ma znaczenia dla rozliczenia VAT.

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków