Zatrudniasz cudzoziemca? Nowe zasady, większe obowiązki, wyższe kary

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621), która weszła w życie z początkiem czerwca, reguluje zasady zatrudniania cudzoziemców na terenie Polski oraz prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Kodeks pracy

Z treści ww. ustawy jasno wynika, że pracodawca ma obowiązek zawrzeć z cudzoziemcem umowę o pracę. Treść umowy o pracę reguluje art. 29 § 1 Kodeksu pracy, w myśl którego umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności, b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku;
• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Warto podkreślić, że ww. ustawa znacząco podnosi kary za naruszenie przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców: maksymalna wysokość grzywna dla pracodawcy wzrośnie z 30 000 zł do 50 000 zł; za nielegalne powierzenie pracy wielu cudzoziemcom, kara będzie wymierzana proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych pracowników, z minimalną stawką 3000 zł za każdego cudzoziemca; za umyślne naruszenie prawa, kara może wynieść nawet do 50 000 zł, z minimalną kwotą 6000 zł za osobę. Ponadto, zgodnie z ustawą, inspektorzy pracy uzyskają uprawnienie do nakładania mandatów karnych w wysokości do 10 000 zł za niektóre wykroczenia przeciwko prawom cudzoziemców.

W jakim języku umowa o pracę z cudzoziemcem?

Zgodnie art. 5 ust. 1 ustawy, co do zasady powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Wyjątkiem jest podjęcie pracy przez cudzoziemca, który będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo będzie reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną lub prowadził sprawy takiej spółki, albo będzie pełnił funkcję prokurenta

Jeżeli umowa o pracę będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie będzie posługiwał się językiem polskim, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy ma obowiązek przedstawić cudzoziemcowi treść tej umowy na piśmie w wersji językowej dla niego zrozumiałej.

Jeżeli jednak umowa zostanie sporządzona wyłącznie w języku obcym, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi uzyskać jej tłumaczenie na język polski. Co więcej, tłumaczenie to musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Sporządzenie umowy o pracę wyłącznie w języku obcym dopuszczalne jest na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem, niebędącej obywatelem polskim, pouczonej uprzednio o prawie do sporządzenia umowy (lub innego dokumentu związanego ze stosunkiem pracy) w języku polskim.

Okres przechowywania umowy o pracę

Umowę zawartą z cudzoziemcem w języku polskim oraz jej wersję zrozumiałą dla cudzoziemca, a także umowę zawartą z nim w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski przez tłumacza przysięgłego należy przechowywać przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą wykonywania pracy przez cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia.

Dane osobowe cudzoziemców

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przetwarza dane osobowe cudzoziemca przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca, a także przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia.

Obowiązek poinformowania cudzoziemców, że w zakładzie pracy działają związki zawodowe

Co ważne, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego, umowy o pracę nakładczą, umowy cywilnoprawnej lub w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub spółdzielni usług rolniczych, zobowiązany jest poinformować go w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, o prawie wstępowania do związków zawodowych, przysługującym mu na podstawie ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 440).

Nowość w księgarni PCDK:  Formy wsparcia dla pracodawców i przedsiębiorców w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia Zapraszamy do zamawiania!

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac