Zatrudnianie co najmniej 20 pracowników – obowiązki pracodawcy

Warto zaznaczyć, że w zależności od rodzaju obowiązku nałożonego na pracodawców w związku z liczbą pracowników, różnie ustalany jest stanu zatrudnienia u pracodawcy. W przypadku ustalania stanu zatrudniania na potrzeby związane z tworzeniem regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy – nie ma tutaj znaczenia podstawa prawna nawiązania stosunku pracy oraz wymiar etatu pracowników. Z kolei na potrzeby utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, stan zatrudnia ustala się według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, w przeliczeniu na pełne etaty.

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników zobowiązany jest ustalić na piśmie regulamin pracy i regulamin wynagradzania. Obowiązek ten nie dotyczy pracodawców objętych układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym - w przypadku regulaminu wynagradzania. Ponadto, ustalenie regulaminu pracy i wynagradzania jest konieczne, jeśli z wnioskiem o ich utworzenie do pracodawcy wystąpi Zakładowa Organizacja Związkowa.

Co ważne, postanowienia tych regulaminów nie mogą być dla załogi mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych przepisów prawa, a także układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych dotyczących zatrudnionych pracowników.

Regulamin pracy określa organizację i porządek pracy:

• postanowienia regulujące porządek wewnętrzny w zakładzie pracy,
• postanowienia określające prawa i obowiązki pracowników związane z organizacją i porządkiem pracy.

Natomiast regulamin wynagradzania ustala warunki wynagradzania za pracę oraz zasady dotyczące przyznawania świadczeń, premii oraz innych dodatków dla pracowników.

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania wchodzą w życie po upływie 2 tygodniach od momentu podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek zapoznania z regulaminem pracy i regulaminem wynagradzania każdego pracownika.

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania mogą zostać ustalone także przez pracodawcę, który nie zatrudnia 50 osób.

Zwolnienia grupowe pracowników – obowiązki pracodawcy

            Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, podlega ustawie z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2025 r. poz. 570).

W myśl przepisów tej ustawy, zwolnienia grupowe mają miejsce, gdy w okresie 30 dni pracodawca zwalnia – w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę lub na mocy porozumienia stron z przyczyn leżących po stronie pracodawcy – co najmniej:

• 10 pracowników, gdy w zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
• 10% pracowników, gdy zatrudnia od 100 do 299 pracowników,
• 30 pracowników, gdy zatrudnia co najmniej 300 pracowników.

Przy czym, liczbę pracowników ustala się na dzień rozwiązywania stosunków pracy z pracownikami.

Przeprowadzanie zwolnień grupowych wiąże się z dodatkowymi obowiązkami pracodawców, np. konsultacją zwolnień grupowych z zakładową organizacją związkową, wypłatą odpraw pieniężnych w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników oraz przekazaniem do powiatowego urzędu pracy zawiadomienia o zamiarze dokonania zwolnień grupowych.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – obowiązki pracodawcy

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych służą na finansowanie działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, a także na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Bezpieczeństwo i higiena pracy – obowiązki pracodawcy

Zatrudnianie określonej liczby pracowników rodzi po stronie pracodawców również obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca zatrudniający powyżej 100 pracowników zobowiązani są utworzyć służbę BHP (w zakładzie, w którym poziom zatrudnienia nie przekracza 100 pracowników wykonywanie zadań służby BHP można powierzyć pracownikowi zatrudnionemu na innym stanowisku lub specjaliście spoza zakładu pracy). Jeśli pracodawca sam posiada ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby BHP, wówczas może wykonywać zadania służby, pod warunkiem, że:

• zatrudnia do 10 pracowników lub
• zatrudnia do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3 kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Dalej, pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników na jednej zmianie ma obowiązek zapewnienia pracownikom pomieszczenia do spożywania posiłków, chyba że w zakładzie pracy wykonywane są wyłącznie prace o charakterze biurowym - wówczas nie ma takiego obowiązku.

Wypłata zasiłków – obowiązki pracodawcy

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób według stanu na dzień 30 listopada danego roku jest zobowiązany do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego poczynając od następnego roku kalendarzowego. Jeśli pracodawca na dzień 30 listopada nie zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego ani jednej osoby, wówczas liczbę zgłoszony uprawniającą do wypłaty zasiłków ustala się według stanu na pierwszy miesiąc, w którym zostało dokonane zgłoszenie ubezpieczonych. Przy czym, wzrost lub spadek liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w trakcie danego roku nie ma wpływu na aktualną wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Pracodawca, który jest zobowiązany do wypłaty zasiłków, ustala czy danemu pracownikowi należy się wypłata zasiłku lub świadczenia, a także ustala jego wysokość przez cały okres niezdolności danej osoby do pracy. W sytuacji, gdy w trakcie pobierania zasiłku lub świadczenia umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, wówczas obowiązek wypłaty zasiłku lub świadczenia przejmuje ZUS.

PFRON – obowiązki pracodawcy

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi poniżej 6%, zobowiązani są dokonywać wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Oznacza to, że pracodawca zatrudniający mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych powyżej 6%, zwolnieni są z dokonywania wpłat na PFRON.

Nowość w księgarni PCDK:  Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce. Przewodnik przedsiębiorcy Zapraszamy do zamawiania!

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac