Staż pracy – zmiany w naliczaniu od 2026 roku

Nowe okresy wliczane do stażu pracy

W myśl nowego art. 302¹ Kodeksu pracy do stażu pracy wliczane będą:

• służba w formacjach mundurowych, takich jak policja, ABW, AW, SKW, SWW, CBA, SOP, Służba Więzienna, Straż Graniczna, PSP, Straż Marszałkowska i Służba Celno-Skarbowa;
• prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej (w tym współpraca w ramach B2B w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej),
• współpraca z przedsiębiorcą prowadzącym działalność (np. małżonek, współmałżonka),
• wykonywanie umów zlecenia, umów agencyjnych i innych umów o świadczenie usług,
• przebyta za granicą udokumentowana praca zarobkowa inna niż zatrudnienie,
• pozostawanie osobą współpracującą z osobą wykonującą umowę zlecenia lub inną umowę cywilnoprawną (z wyjątkiem umowy o dzieło),
• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• członkostwo w spółdzielni kółek rolniczych i związanego z nimi okresu podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu,
• korzystanie przez przedsiębiorców z tzw. ulgi na start oraz posiadanie statusu osoby współpracującej z takim przedsiębiorcą,
• zawieszenie działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• sprawowanie przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Zaświadczenie o okresach składkowych z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Pracodawca będzie zobowiązany zaliczyć pracownikom wskazane wyżej okresy do stażu pracy wyłącznie na podstawie zaświadczenia wydanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), które potwierdzi, że wskazane we wniosku okresy były – odpowiednio – okresami, za które odprowadzono składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe (oraz w niektórych przypadkach – na ubezpieczenie wypadkowe), lub okresami obowiązkowego podlegania ubezpieczeniu emerytalnemu u rentowemu.

Wniosek o okresach składkowych będzie można składać do ZUS od 1 stycznia 2026r., wyłącznie drogą elektroniczną przez PUE ZUS (stosowny formularz dostępny będzie od 1 stycznia 2026 r.).

Zaświadczenia wydawane będą w oparciu o dane znajdujące się w ZUS na kontach ubezpieczonych – oznacza to, że nie będzie potrzeby dołączać do wniosku dodatkowych dokumentów. Dopiero w sytuacji odmowy wydania zaświadczenia z powodu braku zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, ubezpieczony będzie zobowiązany do przedłożenia dowodów potwierdzających istnienie tytułu do ubezpieczeń.

Zaświadczenia o okresach składkowych również będzie miało postać elektroniczną.

Termin dla pracowników na udokumentowanie nowych okresów zatrudnienia

Pracodawca zaliczy nowe okresy zatrudnienia do stażu pracy, jeśli pracownik dostarczy zaświadczenie w ciągu 24 miesięcy od wejścia ustawy w życie, przy czym termin ten dla sfery budżetowej biegnie od 1 stycznia 2026 r., zaś dla pracodawców prywatnych – od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie sześciu miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy czyli od 1 maja 2026 r. Po tym terminie, zgodnie z ustawą, okresów nieudokumentowanych w terminach pracodawca nie wliczy do okresu zatrudnienia pracownika.

Warto podkreślić, że data ta ma istotne znaczenie z punktu widzenia nabycia prawa do uprawnień pracowniczych i wynikających z tego wyższych świadczeń – pracownicy nabywają je dopiero od wskazanej wyżej daty, nie zaś wstecz.

Uprawnienia pracowników związane z naliczeniem wyższego stażu pracy

Zaliczenie nowych okresów do stażu pracy będzie miało wpływ na:

• prawo do urlopu wypoczynkowego i jego wymiaru,
• okresy wypowiedzenia,
• prawo do dodatków stażowych,
• prawo i wysokość nagród jubileuszowych, odpraw i odszkodowań.

W przypadku nakładania się okresów lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.

Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia tych okresów do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia – odpowiednio – 1 stycznia 2026 r. lub 1 maja 2026 r.

Staż pracy obejmujący nowe okresy będzie także istotny w zakresie dostępu do ofert pracy wymagających określonego okresu zatrudnienia.

Co istotne, ciężar udowodnienia nowych okresów zaliczanych do stażu pracy będzie spoczywał na pracowniku, zaś ocena przedstawionych dowodów należeć będzie do pracodawcy. Ocena taka może być szczególnie utrudniona w sytuacji pracowników wykonujących w przeszłości pracę za granicą oraz uczniów i studentów poniżej 26 roku życia wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia. W takich przypadkach potwierdzeniem okresu zatrudnienia mogą być inne środki dowodowe, np. umowy, rachunki, zaświadczenia od kontrahentów czy przelewy na konto. Odnośnie zaś pracy za granicą okres wykonywania takiej pracy, lecz inny niż zatrudnienie, można potwierdzić dokumentami z instytucji ubezpieczeniowych i podatkowych, a także zaświadczeniami wydanymi przez pracodawców zagranicznych.

Nowość w księgarni PCDK:  Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce. Przewodnik przedsiębiorcy Zapraszamy do zamawiania!

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac