Zastosowanie kodu QR w KSeF

Kod QR (Quick Response) w systemie e-faktur jest dwuwymiarowym kodem graficznym, który zawiera zaszyfrowane dane identyfikujące fakturę zarejestrowaną w KSeF. Jego wygenerowanie następuje po przesłaniu faktury ustrukturyzowanej do systemu i nadaniu jej numeru KSeF – unikalnego identyfikatora potwierdzającego jej obecność w rejestrze Ministerstwa Finansów.

Co zawiera kod QR?

Kod QR na fakturze z KSeF zawiera:

• unikalny identyfikator faktury w systemie KSeF (tzw. numer KSeF),

• informacje umożliwiające szybkie pobranie faktury z systemu (np. adres URL lub dane do autoryzacji),

• datę wystawienia faktury,

• identyfikator NIP sprzedawcy,

• wyróżnik faktury,

• dane nadawcy i odbiorcy (w ograniczonym zakresie).

Kod QR jest zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015 i stanowi graficzną reprezentację linku do faktury. Pod kodem QR powinien znajdować się zapisany tekstowo numer KSeF e-Faktury. 

Kod QR jest umieszczany na wizualizacji faktury wystawionej w KSeF, zarówno w wersji online (PDF) jak i offline (papierowej) po przesłaniu do KSeF. Choć dokumentem urzędowym pozostaje e-faktura zarejestrowana w systemie, forma graficzna z kodem QR ułatwia codzienną pracę księgowym i kontrahentom.

Główne funkcje kodu QR w KSeF

Kod QR zawiera m.in. numer KSeF i inne dane niezbędne do jednoznacznego przyporządkowania faktury w systemie. Użytkownicy mogą potwierdzić jej autentyczność bez konieczności logowania się. Może być on umieszczany na fakturze PDF, przesyłanej do kontrahenta jako potwierdzenie wystawienia faktury w KSeF. Może też być drukowany na fakturach papierowych lub zintegrowany z systemami ERP.

Czy kod QR jest obowiązkowy?

Obecnie umieszczenie kodu QR na fakturze nie jest obligatoryjne w każdym przypadku. Jednak jego stosowanie jest silnie rekomendowane przez Ministerstwo Finansów. W szczególności ma znaczenie przy udostępnianiu faktur poza systemem księgowym (np. jako plik PDF lub druk), gdzie ułatwia kontrahentowi lub urzędowi weryfikację faktury.

Przykład zastosowania

Firma A wystawia fakturę do firmy B w systemie ERP zintegrowanym z KSeF. Po przesłaniu do KSeF i otrzymaniu numeru, system ERP generuje plik PDF z fakturą i kodem QR. Firma B może zeskanować kod i natychmiast uzyskać dostęp do faktury bez logowania się do KSeF.

Wyzwania i ograniczenia

Wdrożenie kodu QR wiąże się z pewnymi wyzwaniami, takim jak konieczność aktualizacji oprogramowania ERP i księgowego, Pojawia się też potrzeba standaryzacji wizualizacji faktur z kodami QR.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, kod QR ma stać się obowiązkowym elementem wizualizacji faktur poza systemem KSeF. Ułatwi to ich weryfikację oraz usprawni kontrole skarbowe. W przyszłości może dojść do ściślejszej integracji kodów QR z mobilnymi aplikacjami i automatyzacją procesów księgowych.

Więcej artykułów z zakresu podatków przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków