Praktyczne wyzwania wdrożeniowe KSeF – jak technicznie przygotować firmę i nie sparaliżować działalności. Wywiad z ekspertem

Katarzyna Kołbuś: Co jest największym wyzwaniem dla przedsiębiorców przy wdrażaniu KSeF?

Marcin Otręba: Według mojej oceny najczęstsze i największe wyzwania, z którymi muszą się mierzyć się przedsiębiorcy, to m.in. integracja z KSeF która wymaga dostosowania obecnych systemów finansowo-księgowych lub ERP. Dla firm, które korzystają z niestandardowych lub starszych systemów, może to oznaczać kosztowną i czasochłonną modernizację. Należy pamiętać o uprawnieniach i autoryzacji w KSeF Wymagane są podpisy kwalifikowane czy pieczęcie, aby autoryzować dostęp do KSeF. Niestety część firm nie ma jeszcze wdrożonych narzędzi zaufania (np. podpisów kwalifikowanych), co wiąże się z dodatkowymi wdrożeniami i szkoleniami. Nie bez znaczenia są przepisy dotyczące KSeF są one złożone i dynamicznie się zmieniały. Wiele firm ma trudności z interpretacją wymagań technicznych i podatkowych (np. moment uznania faktury za otrzymaną). Przedsiębiorcy obawiają się o bezpieczeństwo danych finansowych przekazywanych do zewnętrznego systemu (KSeF). Pojawiają się pytania naszych klientów o backup, awarie, dostępność systemu.

KK: Zatrzymajmy się więc przy tym… Co dzieje się, gdy system KSeF „padnie” – czy firma może wystawić fakturę offline?

MO: Tutaj mamy kilka scenariuszy jak w dobrym thrillerze.

Tryb awaryjny, określony w art. 106nf ustawy o VAT od 1 lutego 2026 r., pozwala każdemu podatnikowi wystawić fakturę elektroniczną według wzoru FA(3) w przypadku ogłoszonej awarii KSeF (informowanej w BIP MF i oprogramowaniu), przy czym fakturę należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii, a faktura musi być udostępniona nabywcy w uzgodniony sposób i oznaczona dwoma kodami QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”), zaś w przypadku kolejnej awarii lub awarii całkowitej termin przesyłki ulega odpowiedniemu przesunięciu lub faktury się nie przesyła.

Z kolei awaria całkowita, uregulowana w art. 106ng ustawy o VAT od 1 lutego 2026 r., dotyczy nadzwyczajnych sytuacji, takich jak zagrożenie kraju lub infrastruktury, w których podatnik może wystawić fakturę papierową lub elektroniczną bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej i bez obowiązku przesyłania jej do KSeF po ustaniu awarii, a komunikaty o awarii będą ogłaszane w środkach społecznego przekazu; faktura ta nie jest oznaczana kodami QR, a datą wystawienia i otrzymania jest faktyczna data wskazana na fakturze i jej odbiór przez nabywcę, natomiast faktury korygujące wystawia się również poza KSeF.

KK: Jakie błędy techniczne pojawiają się najczęściej przy wysyłce faktur (np. niepoprawny format, dane kontrahenta) i jak ich uniknąć?

MO: Najczęstsze błędy techniczne przy wysyłce faktur do KSeF które zaobserwowaliśmy, to:

- Niepoprawny format pliku XML – błędy w strukturze lub brak wymaganych pól;

- Brak podpisu kwalifikowanego lub błędna autoryzacja;

- Niezgodność z obowiązującym wzorem faktury (np. FA(3)).

Aby ich uniknąć, należy korzystać z aktualnego schematu XML i wzoru faktury, czy przeprowadzać testy wysyłki w środowisku testowym KSeF.

KK: Czy wystarczy wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za KSeF, czy lepiej zbudować zespół wdrożeniowy?

MO: W małej firmie często wystarczy jedna dobrze przygotowana osoba, np. właściciel, księgowa lub office manager, która zrozumie nowe obowiązki, następnie wybierze odpowiednie narzędzie do fakturowania oraz ustali proces wystawiania i odbioru faktur w KSeF. W takim przypadku ważne jest, by ta osoba była realnie zaangażowana i miała czas na śledzenie zmian oraz przetestowanie rozwiązań, zanim KSeF stanie się obowiązkowy.

KK: Czyli mikro i małe firmy muszą przygotowywać się w inny sposób niż duże spółki…

MO: Tak, mikro i małe firmy muszą przygotowywać się inaczej – bardziej operacyjnie i z uwzględnieniem ograniczonych zasobów. Dla nich kluczem będzie prostota, intuicyjność i zaufany partner (np. dostawca oprogramowania lub biuro rachunkowe). Z kolei duże firmy muszą zmierzyć się z integracją, skalą i ryzykiem operacyjnym.

KK: Czy warto inwestować w zewnętrzne oprogramowanie, czy wystarczy darmowe narzędzie MF?

MO: Tu też wszystko zależy – i to mocno – od skali działalności i potrzeb firmy. Dla prostych potrzeb – narzędzie MF wystarczy. Natomiast dla firm, które chcą działać sprawnie, bezpiecznie i skalowalnie – warto inwestować w zewnętrzne rozwiązanie.

KK: Jak wygląda proces autoryzacji użytkowników w KSeF – kto w firmie powinien mieć dostęp?

MO: Aby użytkownik lub system mógł wystawiać lub odbierać faktury w KSeF, musi zostać uwierzytelniony – czyli mieć nadane odpowiednie uprawnienia przez podatnika (firmę). Dostęp można uzyskać na cztery sposoby:

• Podpis kwalifikowany – dla osób fizycznych (np. właściciel, księgowy).
• Profil zaufany – dla osób fizycznych, np. właścicieli JDG.
• Token autoryzacyjny – dla systemów informatycznych (API), nadawany przez podatnika ale uwaga do końca 2026 r.
• I nowość Certyfikat KSeF – będzie również stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie.

Należy jednak zwrócić uwagę na to, że certyfikaty i tokeny nie są od strony funkcjonalnej równoważne. Token zawiera w sobie uprawnienia podatnika, które są deklarowane w momencie jego generowania. Kluczowym założeniem certyfikatów KSeF i nowością będzie to, że stanowią one wyłącznie środek uwierzytelnienia w systemie – podobnie jak np. podpis kwalifikowany.

KK: Jak zintegrować KSeF z obecnym programem księgowym czy ERP?

MO: Integracja KSeF z obecnym programem księgowym lub systemem ERP to kluczowy krok w skutecznym wdrożeniu – szczególnie dla średnich i dużych firm. Proces ten może wyglądać różnie w zależności od technologii. Jeśli system ERP jest dedykowany (np. napisany na zamówienie), integrację trzeba będzie zbudować od podstaw, w oparciu o API KSeF. W takim przypadku warto zaangażować firmę IT z doświadczeniem w KSeF, upewnić się, że dokumenty są generowane w strukturze XML FA(3)

KK: Jakie są największe trudności przy integracji API z KSeF?

MO: Tutaj można wymieniać, ale największą trudnością przy integracji API z KSeF jest jednak złożoność dokumentacji technicznej, która wymaga dobrej znajomości struktur XML i schematu FA(3). Niewielkie błędy powodują odrzucenie faktury.

KK: Jak przedsiębiorca ma sprawdzić, czy faktura faktycznie została przyjęta do KSeF?

MO: Przedsiębiorca może sprawdzić, czy faktura została przyjęta do KSeF, poprzez otrzymanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), które jest oficjalnym potwierdzeniem akceptacji faktury przez system KSeF; UPO zawiera m.in. numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz status przetwarzania, a dostęp do tego potwierdzenia można uzyskać bezpośrednio w interfejsie KSeF lub za pomocą integracji API.

KK: Czy KSeF wymaga zmiany obiegu dokumentów w firmie (np. podpisy, akceptacje, archiwizacja)?

MO: Tak, wdrożenie KSeF wymaga zmiany obiegu dokumentów w firmie, ponieważ elektroniczne faktury ustrukturyzowane całkowicie zmieniają sposób ich wystawiania, przesyłania i przechowywania. KSeF wymusza przejście z papierowo-mailowego obiegu faktur na cyfrowy, zautomatyzowany proces, co oznacza konieczność dostosowania procedur akceptacji, podpisów, obiegu informacji i przechowywania dokumentów wewnątrz firmy.

KK: Patrząc na zakres wdrożeniowy, wydaje się, że niezbędne są tu szkolenia dla pracowników...

MO: Tak, szkolenia dla pracowników są zdecydowanie potrzebne – zarówno ze względów praktycznych, jak i formalnych. KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale także codzienną pracę działów księgowości, sprzedaży, IT i administracji.

Warto przeszkolić w pierwszej kolejności dział księgowości i finansów; następnie dział sprzedaży i zakupu czy kadrę kierowniczą i compliance.

KSeF nie wybacza błędów – źle wystawiona faktura nie zostanie przyjęta. A brak wiedzy może prowadzić do opóźnień, kar (te na szczęście zostały odroczone), lub błędów w rozliczeniach podatkowych. Wdrożenie systemu bez przeszkolenia zespołu to ryzyko chaosu operacyjnego.

Więcej artykułów z zakresu podatków przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z zakresu podatków