Zatrudnianie osób współpracujących: przewodnik dla przedsiębiorców

 Osoba współpracująca

Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497, z późn. zm.), za osobę współpracującą z osobami:

• prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą,
• wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz
• osobami fizycznymi, wskazanymi w art. 18 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (tj. z przedsiębiorcami będącymi osobami fizycznymi, którzy podejmują działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmują ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia i nie wykonują jej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywali w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej)

uważa się:

• małżonka,
• dzieci własne,
• dzieci drugiego małżonka,
• dzieci przysposobione,
• rodziców,
• macochę,
• ojczyma,
• osoby przysposabiające.

Uznać należy, że jest to krąg osób należących do najbliższej rodziny przedsiębiorcy, zleceniobiorcy czy osoby fizycznej wskazanej w ustawie Prawo przedsiębiorców.

Dodatkowe warunki

Co ważne, nie wystarczy należeć do kręgu wskazanych wyżej osób, aby zostać uznanym za osobę współpracującą. Art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje wprost, że uznanie takiej osoby za osobę współpracującą jest możliwe, jeżeli osoba taka:

• pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i
• współpracuje przy prowadzeniu pozarolniczej działalności przedsiębiorcy.

Pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym oznacza więź gospodarczą i emocjonalną opartą na pokrewieństwie i tytule prawnym. Z kolei za współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej, jak przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 stycznia 2009 r., sygn. akt II UK 134/08, uznaje się łączne spełnienie następujących przesłanek:

• istotny dla działalności gospodarczej ciężar gatunkowy działań osoby współpracującej, które nie mogą mieć charakteru wtórnego,
• bezpośredni związek tych działań z przedmiotem działalności gospodarczej,
• systematyczność, stabilność i zorganizowanie oraz
• znaczący czas (długotrwałość) i częstotliwość podejmowanych prac.

Co ważne, nie dotyczy to zawarcia z młodocianym członkiem rodziny (osobą, która nie ukończyła 18 roku życia), pozostającym we wspólnym gospodarstwie domowym, umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Obowiązki osoby współpracującej

Przepisy prawa nie odnoszą się do zakresu obowiązków osoby współpracującej. Przyjmuje się, że praca wykonywana przez osobę współpracującą musi mieć charakter ekonomiczny, a same czynności powinny być realizowane w sposób systematyczny, częsty i przez dłuższy czas. Tym samym za osobę współpracującą nie można uznać osoby, która m.in.:

• zastępuje przedsiębiorcę w nagłych sytuacjach,
• wykonuje standardowe obowiązki członków rodziny określonych w kodeksie prawa rodzinnego i opiekuńczego,
• wykonuje czynności wynikające z posiadanego pełnomocnictwa.

Forma zatrudnienia osoby współpracującej

Osobę współpracująca przedsiębiorca może zatrudnić nie tylko w oparciu o umowę o pracę, ale również w oparciu o umowy cywilno-prawne, tj. umowę zlecenie i umowę o dzieło, jak również nieodpłatnie. Przedsiębiorca zobowiązany jest zgłosić osobę współpracującą do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne). Zgłoszenia przedsiębiorca dokonuje na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11 X X. Od formy zatrudnienia osoby współpracującej zależeć będzie jej status na potrzeby ZUS i wysokość składek odprowadzanych za nią do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

• Umowa o pracę

Wysokość składek na ubezpieczenie osób współpracujących, z którymi przedsiębiorca zawarł umowę o pracę, ustala się na takich samych zasadach, jak wysokość składek przedsiębiorcy. Podstawy do naliczania składek społecznych za osobę współpracującą wyliczane są więc w ten sam sposób, w jaki nalicza się składki ZUS osoby prowadzącej działalność. Co ważne, osoby współpracujące nie mogą korzystać z preferencyjnych stawek ZUS. Oznacza to, że przedsiębiorca rozpoczynający działalność, opłacający mały ZUS, któremu pomaga małżonek lub dziecko, jest zobowiązany odprowadzać za te osoby składki w pełnej wysokości, za siebie zaś ma możliwość opłacania składek preferencyjnych za samego przedsiębiorcę.

Składki na ubezpieczenie społeczne za osobę współpracującą w całości finansuje i opłaca przedsiębiorca ze środków przedsiębiorstwa.

• Umowa zlecenie – wyjątek

W przypadku zatrudnienia osoby współpracującej na umowę zlecenie, zostaje ona zgłoszona do ZUS jako zleceniobiorca (z kodem dla zleceniobiorcy 0411 X X), zaś podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne jest wysokości jej wynagrodzenia. Oznacza to, że nie podlega ubezpieczeniom w takim wymiarze, jak przedsiębiorca. Bez znaczenia jest tu prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego przez te osoby. Wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia stanowi bowiem odrębny od współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej tytuł do ubezpieczeń społecznych.

• Umowa o dzieło

Członek rodziny przedsiębiorcy, który zostanie zatrudniony na podstawie umowy
o dzieło, może zostać uznany przez ZUS za osobę współpracującą, jeżeli pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym. Wysokość składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne osoby współpracującej nie zależy od wysokości jej wynagrodzenia. Ustalane się je w taki sposób, jak dla przedsiębiorcy.

• Nieodpłatne zatrudnienie osoby współpracującej

Obowiązek odprowadzenia składek ZUS za osobę współpracują wystąpi również wówczas, gdy członek rodziny świadczoną pomoc nieodpłatnie. Nieodpłatna pomoc osoby zamieszkującej w jednym gospodarstwie domowym rodzi obowiązek odprowadzania za nią osobę składek do ZUS. Jest to tzw. umowa dorozumiana, co oznacza, że została sporządzona ustnie i członkowie rodziny zgodzili się świadczyć nieodpłatną pomoc w działalności. Składki ZUS za osobę współpracującą w takiej formie należy odprowadzić w takiej wysokości, jak w przypadku składek przedsiębiorcy.

Więcej artykułów z kadr/płac przeczytasz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac