Zwrot kosztów badań okulistycznych

Szczegółowe zasady dotyczące użytkowania monitorów ekranowych i związanych z tym uprawnień pracowniczych oraz obowiązków pracodawcy uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58).

Nie tylko pracownicy

W myśl rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca zapewnia okulary lub szkła korygujące nie tylko pracownikom, ale także innym osobom zatrudnionym przez pracodawcę, w tym praktykantom i stażystom, użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy. Oznacza to, że katalog ten obejmuje również osoby fizyczne wykonujące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na podstawie umowy zlecenia, o ile wykonują one pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Co ważne, obowiązek ten nie dotyczy pracowników, którzy faktycznie w danym momencie nie świadczą pracy, np. korzystają z urlopu wychowawczego lub przebywają na urlopie macierzyńskim.

Wymiar czasu przed monitorem

Najistotniejszym warunkiem dotyczącym obowiązku zapewnienia przez pracodawcę okularów lub szkieł korygujących jest użytkowanie monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. A zatem, w podstawowym systemie czasu pracy (8-godzinnym), minimalna norma czasu pracy przy monitorze wynosi co najmniej 4 godziny dziennie. W innych systemach czasu pracy, np. w równoważnym systemie, istotne jest, praca przy monitorze musi być wykonywana przez minimum połowę czasu przewidzianego na dany dzień.

Warto zaznaczyć, że okulary lub szkła korygujące nie przysługują pracownikom, którzy użytkują monitory ekranowe sporadycznie lub użytkowanie to nie przekracza połowy ich dobowego czasu pracy.

Stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy

Rozwój technologiczny wymusił zmianę pojęcia „stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy”. W ramach tego mieszczą się również urządzenia mobilne. Definicję tą potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 1 lipca 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.357.2025.2.KKA), stwierdzając, że:

• osoby korzystające w pracy z tabletów mogą być uznane za pracowników użytkujących monitory ekranowe, o ile spełniony jest warunek czasowy,

• praca przy tabletach generuje podobne obciążenie narządu wzroku jak praca przy tradycyjnym monitorze, co uzasadnia stosowanie środków ochrony wzroku.

Badania lekarskie

Zagrożenia związane z obsługą monitorów ekranowych są czynnikiem szkodliwym obciążającym m.in. narząd wzroku. Stąd pracodawca zobowiązany jest zapewni pracownikom okulary lub soczewki korygujące zgodne z zaleceniem lekarza wskazanym w orzeczeniu lekarskim, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, na podstawie skierowania pracodawcy, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze ekranowym.

Zgodnie z Kodeksem pracy, koszty badań profilaktycznych, w tym badania okulistycznego przeprowadzonego w ramach badań okresowych, ponosi w całości pracodawca. Co ważne, pracownikowi przysługuje od pracodawcy pełny zwrot kosztów badania okulistycznego, także w sytuacji gdy wykona je w innej placówce medycyny pracy niż wskazana przez pracodawcę i z własnych środków zapłaci za to badanie – warunkiem zwrotu jest tutaj zgoda pracodawcy na wykonanie badania okresowego w innej placówce.

Natomiast badania wykonane przez pracownika bez skierowania od pracodawcy, nie uprawnia go do otrzymania zwrotu od pracodawcy kosztów zakupu okularów lub szkieł korygujących.

Zasady finansowania kosztów zakupu okularów lub szkieł korygujących

Pracodawca zobowiązany jest uregulować w zakładzie pracy zasady określające warunki finansowania okularów lub szkieł korygujących wzrok. Regulacja ta powinna zawierać w szczególności:

• formę ubiegania się o zwrot kosztów zakupu okularów/szkieł korygujących wzrok,
  np. wniosek,
• kwotę zwrotu kosztów zakupu okularów/szkieł korygujących wzrok,
• częstotliwość przysługującego zwrotu kosztów,
• wykaz dokumentów będących podstawą zwrotu kosztów.

Poznaj najbliższe szkolenia z kadr i płac