Każda kontrola to potencjalne ryzyko przykrych konsekwencji dla firmy – finansowych, reputacyjnych, a nawet egzystencjalnych, jeśli w grę wchodzi upadłość. Według raportu Lewiatana i firmy doradczej MDDP Przedsiębiorcy pod okiem fiskusa w latach 2019–2024 wszczęto łącznie ok. 117,5 tys. kontroli – średnio 77 dziennie (59 podatkowych i 18 celno-skarbowych). Każda z kontroli to potencjalne ryzyko wykrycia nieprawidłowości, za co firma może ponieść konsekwencje. Jeśli chodzi o skutki kontroli, to w 2024 roku nieprawidłowości wykryto w 98% kontroli podatkowych i 94% kontroli celno-skarbowych! Widać więc bardzo wysoką skuteczność, niemniej liczy się również to, jakie błędy wykryto. Wielu z nich można uniknąć, wiedząc na co zwrócić uwagę i pilnując poszczególnych zakresów. Dlatego zamiast czekać na kontrolę, warto przygotować plan zarządzania ryzykiem podatkowym, który obejmuje wyznaczenie obszarów obserwacji, formułowanie celów kontrolnych oraz systematyczne ich monitorowanie.
Ryzyko związane z niestosowaniem prawa podatkowego lub niewłaściwym jego stosowaniem
Stosowanie się do aktualnie obowiązującego prawa podatkowego to podstawowy wymóg, który musi spełniać firma. W tym kontekście ważne jest też to, aby znać i stosować prawo unijne, a także prawo państw firm, z którymi współpracujemy, jeśli nasze przedsiębiorstwo ma charakter międzynarodowy. Znając prawo podatkowe, a także będąc na bieżąco z jego zmianami, łatwiej będzie zidentyfikować ryzyka dotyczące poszczególnych grup podatków, a także – zminimalizować je, wykorzystując dostępne narzędzia. Jednym z największych ryzyk podatkowych jest upadek firmy w związku z niewypłacalnością. Relatywnie częściej grozi to tym firmom, które nie potrafią zarządzać swoimi podatkami lub zarządzają nimi nieefektywnie z rożnych względów.
VAT – najbardziej ryzykowny obszar
Płatnicy VAT muszą szczególnie zadbać o prawidłowe rozliczanie tego podatku, a także o należytą staranność. Można to zrobić przy pomocy tzw. białej listy podatników VAT, na której sprawdzimy, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, a jeśli nie, to dowiemy się, dlaczego twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT. Tego typu działanie zminimalizuje ryzyko uczestnictwa w karuzeli podatkowej, co niekiedy odbywa się nieświadomie lub w wyniku nienależytej weryfikacji klienta czy partnera.
Problematyczna w obszarze VAT-u może być też utrata płynności finansowej w wyniku zablokowania środków na rachunku VAT.
W końcu obszarem ryzyka, który trzeba monitorować, są też nadużycia związane z odliczeniem VAT i dokumentacją faktur (tu znaczenie zyskał system KSeF – Krajowy System e-Faktur, o którym dalej).
PIT i CIT pod kontrolą
W przypadku podatków dochodowych dla osób fizycznych i osób prawnych można odnotować następujące ryzykowne działania, mogące nieść ze sobą przykre skutki:
- Błędy w zaliczaniu kosztów uzyskania przychodów
- Niezgodne z przepisami ulgi podatkowe
- Opóźnienia w zapłacie podatku lub jego nieprawidłowe obliczenie, co może skutkować sankcjami i odsetkami
- Ryzyka w zakresie podmiotowości podatnika i źródeł przychodu (szczególnie przy samozatrudnieniu).
Cło i akcyza - mniej problematyczne
Akcyza i cło pozostają obszarem znacznych ryzyk podatkowych i istotnych strat dla budżetu państwa, chociaż w statystykach kontroli podatkowych nie grają pierwszych skrzypiec (prym wiedzie VAT (ponad 50%). PIT odpowiada za kolejne 38%, natomiast akcyza i CIT łącznie stanowią jedynie 10% kontroli). W zakresie cła i akcyzy ryzyka obejmują najczęściej błędy w klasyfikacji towarów i ustaleniu podstawy opodatkowania, niewłaściwe procedury celne i brak aktualnej wiedzy o stawkach i zwolnieniach.
Ceny transferowe pod lupą
Tak jak kontrole dotyczące TP są bardzo skomplikowane, tak też compliance tego obszaru działalności obejmuje wiele zagadnień, czasami wymagających wysoko eksperckiej wiedzy. Transakcje między podmiotami powiązanymi muszą być odpowiednio udokumentowane (TPR, dokumentacja lokalna i grupowa. Dodatkowo, mechanizmy schematów podatkowych w transakcjach międzynarodowych muszą być raportowane zgodnie z przepisami o MDR (Mandatory Disclosure Rules). Niedopełnienie obowiązków może skutkować karami.
Raportowanie ESG – wartość dodana
Wzrost znaczenia zrównoważonego rozwoju wpływa również na obszar podatkowy. Coraz częściej podatkowa transparentność firmy i jej wpływ na środowisko są elementem oceny ryzyka przez inwestorów, banki i kontrahentów. Na ten moment raportowanie ESG nie jest obowiązkowe (obowiązek raportowania ESG dla dużych firm został przesunięty z 2026 roku (za rok obrotowy 2025) na 2028 rok (za 2027 rok), natomiast obowiązek raportowania ESG dla małych i średnich firm notowanych na giełdzie został przesunięty z 2027 roku (za rok obrotowy 2026) na 2029 rok (za 2028 rok). Natomiast warto korzystać z już dostępnych narzędzi raportowania, ponieważ mogą nam one pomóc zidentyfikować obszary ryzyka podatkowego.
Inne rodzaje ryzyk podatkowych
- Niedopasowanie procedur i procesów do aktualnie obowiązujących. Tu z pewnością jednym z wyzwań będzie KseF według opublikowanego projektu obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich przedsiębiorców.
- Nieterminowe złożenie deklaracji podatkowej lub błędy w jej wypełnianiu
- Ryzyko utraty zaufania partnerów i nadszarpnięcie wizerunku firmy
- Braki kadrowe i nieprzeszkolony zespół księgowy.
Instrumenty ograniczające ryzyko podatkowe
Wśród najważniejszych narzędzi, które pozwalają firmom ograniczać ryzyko podatkowe, szczególną rolę odgrywają interpretacje indywidualne, uprzednie porozumienia cenowe oraz orzecznictwo sądowe.
Interpretacje indywidualne, wydawane na podstawie art. 14b oraz art. 14n Ordynacji podatkowej, stanowią skuteczny sposób zabezpieczenia się przed negatywnymi skutkami kontroli skarbowej. Podatnik, który przedstawi we wniosku stan faktyczny danego zagadnienia lub planowane zdarzenie i otrzyma interpretację, może się na nią powołać w przypadku sporu z fiskusem. Ochrona prawna przysługuje pod warunkiem, że zastosował się do treści wydanej interpretacji. Interpretacje te są wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i dotyczą indywidualnych sytuacji podatnika.
Kolejnym istotnym instrumentem są uprzednie porozumienia cenowe (APA – Advance Pricing Agreement), uregulowane w Ustawie z dnia 16 października 2019 r. o rozstrzyganiu sporów dotyczących podwójnego opodatkowania oraz zawieraniu uprzednich porozumień cenowych, Dz.U. 2019 poz. 2200. To forma decyzji administracyjnej, którą wydaje Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), potwierdzając, że cena transferowa ustalona między podmiotami powiązanymi odpowiada warunkom rynkowym. Dzięki uzyskaniu APA, przedsiębiorstwo zyskuje pewność co do prawidłowości rozliczeń z podmiotami z tej samej grupy kapitałowej i zabezpiecza się na wypadek kontroli organów podatkowych.
Nie można również pominąć znaczenia orzecznictwa sądowego, w szczególności wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Stanowią one cenne źródło interpretacji przepisów prawa podatkowego i mogą być pomocne w obronie stanowiska podatnika. Przykładem może być orzeczenie TSUE w sprawie C-277/14 PPUH Stehcemp, które dotyczyło obowiązku zachowania należytej staranności w transakcjach VAT, a także zastosowania w transakcji międzynarodowej prawa polskiego w kontekście prawa unijnego (por. https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-277/14&language=PL). Takie wyroki mają wpływ nie tylko na praktykę organów, ale także na sposób kształtowania polityki podatkowej wewnątrz firmy.
Nieodzownym elementem skutecznego zarządzania ryzykiem podatkowym są również regularne szkolenia pracowników działów finansowych, księgowych i compliance. Dzięki nim zespół może być na bieżąco z dynamicznie zmieniającymi się przepisami podatkowymi, orzecznictwem oraz wymaganiami organów skarbowych. Szkolenia pomagają w podnoszeniu świadomości podatkowej w firmie, eliminowaniu typowych błędów oraz w budowaniu wewnętrznych mechanizmów kontroli, co przekłada się na większe bezpieczeństwo podatkowe organizacji.
Źródła prawa i dokumenty:
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383, z późn. zm.) Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570)
Rozporządzenie MF w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur
Wytyczne OECD dotyczące cen transferowych
Orzecznictwo NSA i TSUE (m.in. C-277/14, C-324/11)
Więcej artykułów z zakresu podatków znajdziesz w Monitor CDK. Pobierz TUTAJ
