Katarzyna Kołbuś:  Prowadzi pani biuro już od 17 lat, współpracując z klientami prowadzącymi księgi rachunkowe, a także takimi którzy podlegają obowiązkowi badania sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta. Na bieżąco więc obserwuje Pani zmiany, które nieustannie dotykają przedsiębiorców. Zgodzi się pani ze stwierdzeniem, że KSeF to jedna z największych rewolucji?

Lidia Sarnecka: Tak, to jest duża zmiana, o której trzeba pomyśleć na wielu płaszczyznach. Jest to na pewno zmiana organizacyjna związana z obowiązkiem elektronicznej wysyłki faktur sprzedaży do centralnego rejestru oraz z możliwością pobrania faktur zakupu, co stanowić będzie udogodnienie we wprowadzaniu faktur i będzie skutkować brakiem konieczności zbierania faktur w wersji papierowej.

Ale też mówiąc o KSeF czy też już wdrażając system do organizacji, nie możemy ograniczać się tylko do wysyłki faktury do KSEF – konieczne jest takie zorganizowanie sprzedaży towarów i usług, aby w naszej dokumentacji księgowej znalazły się dokumenty potwierdzające odbiór naszych towarów przez nabywcę czy potwierdzających wykonanie usługi. Dokumenty te będą niezbędne w przypadku sporu z kontrahentem, jego windykacji czy też czynności sprawdzających prowadzonych przez US.

W zakresie importu faktur zakupu musimy pamiętać, że z KSEF pobierzemy wszystkie faktury, które zostały wystawione na nasz NIP. Oznacza to, że nie wiemy, czy one wszystkie dokumentują faktyczny zakup towarów/wykonania usług, czy ceny, ilości i asortyment na fakturze są zgodne z zamówieniem. Występuje tu też ryzyko wczytania faktur, które nie dokumentują żadnej dostawy towaru/wykonanie usługi. Patrząc na rozmiar problemu, konieczne jest rozpoczęcie wprowadzania procedur, które wyżej opisane ryzyka wyeliminują.

KK.: Dla kogo w firmie będzie dostępny KSeF. O czym powinni pamiętać zarządzający przy udzielaniu dostępu, tak by korzystający z systemu mogli go optymalnie wykorzystać i uniknąć błędów.

LS.: KFES – to system do którego będziemy wysyłać nasze faktury sprzedaży oraz będziemy mogli pobierać faktury zakupu wystawione na nasz NIP. W konsekwencji w firmie musi być osoba lub osoby upoważnione do wysyłki faktur do KSEF. Podobnie powinna zostać upoważniona osoba, która będzie pobierała pliki xml z fakturami zakupu. Można tu zaznaczyć, że im więcej osób będzie miało ten dostęp, tym zwiększa się ryzyko bałaganu i pomyłek.

KK.: Jak są weryfikowane faktury przez system. Na co powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę?

LS.: Sprawdzane jest to, czy ich wysyłka dokonana została przez osoby do tego upoważnione, czy wysyłany plik jest zgodny ze strukturą urzędową oraz czy wszystkie obowiązkowe pola zostały wypełnione. Ten system weryfikacji nie obejmuje sprawdzenia rachunkowego, formalnego, stawek VAT czy też wskazania procedur szczególnych zgodnie z obowiązującymi zasadami wystawiania faktur

KK.: Jak to będzie wyglądało logistycznie? Jakie mamy możliwości wysyłki faktur?

LS.: Wysyłka faktur do KSEF może przebiegać według kilku schematów. Może to być wystawienie faktury w systemie KSEF i następnie jej złożenie w tym systemie. Inna droga to wystawienie faktury w dowolnym systemie, zapisanie jej w pliku xml i wczytanie do KSEF. Kolejna możliwość to wystawienie faktur w systemie magazynowo-handlowym, następnie ich zbiorcza wysyłka do KSEF przy wykorzystaniu komunikacji zawartej w naszym systemie do wystawiania faktur. Pierwsze dwie drogi wysyłki dedykowane są do wysyłania każdej faktury oddzielnie. W trzecim przypadku możemy wysyłać dokumenty zbiorczo

KK.: W przypadku zbiorczej wysyłki ile faktur można będzie jednorazowo dodać do systemu. Czy przewidywana jest jakaś określona waga plików?

LS.: Jaka ilość faktur będzie mogła być wysyłana jednorazowo oraz w jakim tempie będzie ta wysyłka działała okaże się po wdrożeniu systemu, czyli przy pełnym jego obciążeniu. Nie bez znaczenia będzie też jakość naszego łącza internetowego.

KK.: O czym pamiętać przy korzystaniu z KSeF w kontekście faktur korygujących?

LS.: Na podstawie zmian wprowadzonych do ustawy o VAT można stwierdzić, że każda faktura korygująca wysyłana do KSEF musi zawierać numer identyfikacyjny nadany przez KSEF dla faktury pierwotnej. Faktury korygujące złożone w KSEF nie wymagają żadnego potwierdzenia od nabywcy, ponieważ ich złożenie do KSEF jest równoznaczne z ich dostarczeniem do nabywcy.

KK.: Czy istnieją jakieś standardy, ustrukturyzowane faktury do KSeF? Gdzie ich szukać?

LS.: XML zawierający fakturę ma określoną ustrukturyzowaną wersję, jeżeli jego zawartość nie będzie z tym zgodna, to takiej faktury nie da się wczytać do KSEF. Informacje techniczne w tym na temat struktury pliku dostępne są na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef/

KK.: Jakie widzi pani zalety we wprowadzeniu systemu elektronicznych faktur.

LS.: Nasze systemy handlowo-magazynowo-księgowe będą przystosowane do wczytywania faktur zakupu. Korzystając z takiej dwustronnej wymiany  możemy w zakresie sprzedaży zaoszczędzić czas i pieniądze na wydruk faktur i ich archiwizację oraz wysyłkę do klientów. W zakresie zakupów zaś w znaczący sposób skrócić czas potrzebny dotąd na wprowadzanie tych dokumentów, ich kontrolę formalną i rachunkową.

Darmowy miesięcznik CDK do pobrania TUTAJ

Dowiedz się więcej o KSeF na szkoleniach:

Struktury logiczne KSeF

29 czerwca 2023 r. Krajowa Administracja Skarbowa opublikowała zaktualizowaną wersję wzoru struktury logicznej FA(2) na ePUAP.

W lipcu 2023 r. udostępniła środowisko testowe dostosowane do struktury logicznej wraz z dokumentacją, a od 1 września 2023 r. udostępni środowisko produkcyjne.

Więcej informacji na temat wzorów struktury logicznej w komunikacie KSeF - zaktualizowana wersja wzoru struktury FA(2)