Elektroniczny obieg dokumentów w jednostce – zasady tworzenia, ewidencji, kontroli i archiwizacji zgodnie z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi

Program opracowany dla kierowników jednostek, głównych księgowych, księgowych, osób zatrudnionych w dziale controlingu i pozostałych pracowników zatrudnionych w jednostce.

Na szkoleniu poruszone są tematy zasad tworzenia elektronicznego obiegu dokumentów, które będą przydatne w opracowaniu własnego obiegu w jednostce.

Na szkoleniu zostaną zaprezentowane interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, przepisy prawa bilansowego i podatkowego, oraz wymogi dotyczące oprogramowania, które zapewnią elektroniczny sposób kontroli.

Na szkoleniu otrzymują Państwo przykładowy elektroniczny obieg dokumentów.

I. Sposób i procedury opracowania elektronicznego obiegu dokumentów

1.Cele elektronicznego obiegu dokumentów

2. Warunki opracowania elektronicznego obiegu dokumentów

• Specyfika procesów gospodarczych

• Rodzaj dokumentacji źródłowej

• Zakresy stosowania

3. Zalety elektronicznego przepływu dokumentów

• Zasady i cele kontroli w drodze przepływu informacji

• Systematyczny i bieżący przepływ informacji

• Terminowość przesyłania informacji

• Sankcje dla pracowników

• Znaczenie elektronicznego obiegu dokumentów

4. Dokument elektroniczny w elektronicznym obiegu dokumentów

• Definicja

• Digitalizacja dokumentów papierowych

5. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

6. Instrukcje wewnętrze w formie elektronicznej – rodzaje

7. Dokumenty elektroniczne a uor i w prawie podatkowym

• Rodzaje dokumentów

• Formaty przesyłu do adresatów

• Informacje przekazywane elektronicznie do kontrahentów zewnętrznych

• Odpowiedzialność osób za przesyłanie dokumentów

8. Elektroniczny obieg dokumentów a zasady (polityka) rachunkowości

II. Tworzenie elektronicznego obiegu dokumentów

1. Schemat organizacyjny firmy a elektroniczny obieg dokumentów

2. Zakres zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów

3. Przepływ informacji w elektronicznym obiegu dokumentów

• Wyznaczenie osób decydujących i zadań oraz kontroli

• Podpisywanie dokumentów elektronicznych

• Sposób zakończenia elektronicznego przepływu dokumentów

4. Informacje wrażliwe w elektronicznym obiegu dokumentów

III. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych

1. Cele opracowania instrukcji

2. Elementy finansowo-księgowe objęte systemem elektronicznym

3. Zakres i zadania pracowników

4. Zakres instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

• Instrukcje inwentaryzacyjne

• Instrukcje gospodarowania majątkiem firmy

• Instrukcja gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

• Inne instrukcje

5. Warunki skuteczności wewnętrznej kontroli finansowej

6. Kontrola elektroniczna w zakresie prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej

• Rodzaje i sposoby kontroli

• Zakresy kontroli

• Środki kontroli

• Kontrola dokumentacji inwentaryzacyjnej

• Udokumentowanie kontroli

7. Kontrola zapisów ksiąg rachunkowych w elektronicznym obiegu dokumentów

• Zgodność podzbiorów i inne sprawdzenia

• Ciągłość operacji – kontrola

• Zapewnienie kontroli wyliczenia kosztów finansowania dłużnego

• Wymogi dotyczące oprogramowania zapewniające prawidłowość ksiąg i ich kontrolę – rodzaje

• Kontrola wewnętrza w firmie (zakres, sposoby, harmonogramy)

• Kontrola przez dział controlingu (odchylenia od budżetu), nieprawidłowości

• Dokumentowanie wyników kontroli

8. Dowody księgowe w elektronicznym obiegu dokumentów

• Rodzaje dowodów

• Wymogi dotyczące wystawiania dokumentów

• Kontrola dowodów – sposób kontroli i elementy kontroli

• Akceptacja dokumentów finansowo-księgowych – wyznaczenie osób odpowiedzialnych za akceptację i podpisy

9. Sprawozdanie finansowe – zasady sporządzania i sposoby kontroli

IV. Utrzymywanie zasobów informacyjnych w formie elektronicznej wg uor i prawa podatkowego i ich ochrona

1. Sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej

2. Przechowywanie instrukcji elektronicznych w formie elektronicznej

3. Księgi i sprawozdania w formie elektronicznej – sposób archiwizowania i przechowywania

4. Zapewnienie ochrony danych ksiąg rachunkowych

5. Odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego oraz pracowników a elektroniczny obieg dokumentów